ChatGPT для офісу: 8 універсальних кейсів для всіх

Незалежно від вашої ролі, ви пишете emails, звіти, презентації, ведете meetings. ChatGPT економить 8-10 годин/тиждень на цих завданнях для кожного офісного працівника.

Кейс 1: Професійні emails за 2 хвилини

Проблема: Написання ділового листа — 10-15 хвилин, 20-30 emails/день = 5+ годин

Рішення: Email за 2-3 хв

Економія: 10 хв × 25 emails = 4 години/день

Готовий промпт:

Напиши email для [кому/роль].

Мета: [запит/інформування/follow-up/скарга]
Tone: [формальний/нейтральний/дружній]

Інформація:
- Що потрібно написати: [основна думка]
- Що просимо/пропонуємо: [action]
- Контекст: [background якщо потрібен]
- Дедлайн: [якщо є]

Створи email:

SUBJECT LINE (3 варіанти):
- [варіант 1: короткий та clear]
- [варіант 2: з action]
- [варіант 3: з deadline]

EMAIL BODY:

Greeting: [персоналізоване]

Opening (1-2 речення):
- Context або reference до попереднього
- Чому пишу

Main message (2-3 абзаци):
- Суть повідомлення (structured)
- Деталі якщо потрібно
- Обґрунтування

Call to action (чіткий):
- Що потрібно від них
- До коли
- Як саме зробити

Closing:
- Подяка/очікування
- Доступність для питань

Signature: [ім'я]

Вимоги:
- Обсяг: 100-200 слів (коротко!)
- Структуровано (easy to scan)
- Action-oriented
- Без jargon
- Ввічливо але not overly formal

Мова: українська

💡 Як працює цей промпт:

Структура промпту складається з 3 частин:

1. Контекст ([кому/роль], мета, tone) — ChatGPT розуміє адресата та стиль спілкування
2. Інформація (що писати, action, контекст) — ваші конкретні дані для листа
3. Формат виводу (SUBJECT LINE, BODY структура, вимоги) — точні інструкції як оформити результат

Що змінювати у квадратних дужках []:

• [кому/роль] — "постачальнику", "колезі з фінансового відділу", "клієнту"
• [мета] — "запит інформації", "інформування про зміни", "follow-up після зустрічі"
• [tone] — "формальний" (для керівництва), "нейтральний" (для колег), "дружній" (для знайомих партнерів)
• [основна думка] — коротко суть: "потрібна звітність за Q4", "зміна термінів проєкту"
• [action] — що конкретно треба: "надати дані до пятниці", "підтвердити участь"

📌 Приклад використання:

Напиши email для постачальника офісної техніки.

Мета: запит ціни та термінів
Tone: нейтральний

Інформація:
- Що потрібно написати: потрібна ціна на 15 ноутбуків Dell Latitude 5430
- Що просимо/пропонуємо: надати комерційну пропозицію з цінами та термінами поставки
- Контекст: закупівля для нових співробітників, бюджет узгоджений
- Дедлайн: потрібно отримати КП до 20 жовтня

Створи email:
[... решта промпту без змін ...]

Мова: українська

✅ Поради для кращих результатів:

• Чим детальніший контекст, тим точніший email
• Вказуйте конкретні цифри та дедлайни — ChatGPT включить їх у текст
• Якщо потрібен дуже формальний стиль, додайте "Тон: максимально офіційний, бізнес-етикет"
• Для follow-up листів додайте "Reference: попередній лист від [дата]"
• Можна додати "Приклад подібного листа: [вставити текст]" — ChatGPT зрозуміє ваш стиль

Результат: Email writing time: 12 хв → 2 хв. Відправляє 30+ якісних emails/день замість 20. Clarity +40%.

Кейс 2: PowerPoint презентація за 30 хвилин

Проблема: Створення презентації — 3-5 годин

Рішення: Повна структура slides за 30-45 хв

Економія: 3-4 години на презентацію

Готовий промпт:

Створи структуру презентації на тему: "[тема]"

Параметри:
- Аудиторія: [хто]
- Мета: [інформувати/переконати/навчити]
- Тривалість: [хвилин]
- Кількість слайдів: [орієнтир 1 slide = 1-2 хв]

Створи slide-by-slide outline:

SLIDE 1: TITLE
- Заголовок (engaging)
- Підзаголовок (context)
- Presenter
- Date
Visual suggestion: [background/image]

SLIDE 2: AGENDA
- Що cover (3-5 points)
- Timing estimate
Visual: timeline або numbered list

SLIDE 3-4: PROBLEM/CONTEXT
- Why we're here
- Current situation
- Why it matters
Visual: [проблема visualization]

SLIDES 5-12: MAIN CONTENT
[Розбити на 2-3 sections]

Для КОЖНОГО слайду:

Slide X: [Title — key message]

Content (bullets):
- Point 1
- Point 2
- Point 3
(Max 3-5 bullets, короткі)

Visual suggestion:
- [chart type/image/diagram]
- Data to visualize
- How to visualize

Speaker notes:
- Що говорити (expanded)
- Stories/examples
- Transition до next slide
- Timing: X хв

SLIDE 13: SUMMARY
- Key takeaways (3-5)
- Recap message

SLIDE 14: NEXT STEPS / Q&A
- Action items
- CTA
- Contacts
- Questions invitation

APPENDIX (якщо потрібно):
- Додаткові дані
- Backup slides

DESIGN GUIDELINES:
- Color scheme suggestion
- Font recommendations
- Layout style (minimal/corporate/creative)

Формат: ready для PowerPoint/Google Slides
Tone: [based on audience]

💡 Як працює цей промпт:

Промпт створює повноцінний outline презентації:

1. Параметри — задають рамки (аудиторія, мета, тайминг)
2. Структура слайдів — чіткий template від Title до Q&A
3. Деталізація кожного слайду — контент, візуалізація, speaker notes
4. Design guidelines — рекомендації по оформленню

Що змінювати:

• [тема] — "Впровадження CRM системи в компанії", "Квартальні результати відділу продажів"
• [аудиторія] — "керівництво компанії", "команда розробників", "потенційні клієнти"
• [мета] — "переконати виділити бюджет", "навчити користуватися системою", "презентувати продукт"
• [тривалість] — "15 хвилин", "30 хвилин", "1 година"
• [кількість слайдів] — "12-15", "20-25" (орієнтир: 1 слайд = 1-2 хв розповіді)

📌 Приклад використання:

Створи структуру презентації на тему: "Впровадження ChatGPT для автоматизації customer support"

Параметри:
- Аудиторія: керівництво компанії (CEO, CFO, Head of Support)
- Мета: переконати виділити бюджет на впровадження
- Тривалість: 20 хвилин
- Кількість слайдів: 15-18 слайдів

Створи slide-by-slide outline:
[... решта промпту без змін ...]

Tone: професійний, з фокусом на ROI та бізнес-метрики

✅ Поради для кращих результатів:

• Додайте конкретні дані якщо є: "У нас 500 звернень/день, 8 операторів, середній час відповіді 4 год"
• Вкажіть pain points: "Проблеми: довгий час відповіді, втрачені запити, висока плинність операторів"
• Визначте стиль: "Дизайн: мінімалістичний, корпоративні кольори (синій #0066CC, білий)"
• Запросіть варіанти: "Створи 2 варіанти структури: короткий (10 слайдів) і розширений (20 слайдів)"
• Для technical audience: додайте "Включи технічні деталі: API integration, security, scalability"

🎯 Після отримання структури:

1. Скопіюйте outline в PowerPoint/Google Slides
2. Додайте візуальні елементи за рекомендаціями ChatGPT
3. Використайте Speaker Notes для підготовки до виступу
4. Попросіть ChatGPT розширити будь-який слайд: "Розшир слайд 7 детальніше, додай конкретні приклади"

Результат: Presentation prep: 4 год → 1 год (30 хв структура + 30 хв design). Якість consistency +50%.

Кейс 3: Meeting summary за 5 хвилин

Проблема: Після зустрічі треба написати summary, розписати action items, розіслати всім — 30-40 хвилин

Рішення: Структурований summary за 5 хв

Економія: 30 хв × 3-4 meetings/тиждень = 2 години/тиждень

Готовий промпт:

Створи meeting summary з наступних нотаток:

MEETING INFO:
- Тема: [назва зустрічі]
- Дата: [дата]
- Учасники: [список]
- Тривалість: [час]

NOTES (мої записи під час meeting):
[вставити ваші notes — навіть хаотичні, ChatGPT структурує]

Створи професійний MEETING SUMMARY:

📋 MEETING OVERVIEW
- Meeting: [назва]
- Date: [дата]
- Attendees: [список]
- Duration: [час]
- Purpose: [коротко — мета зустрічі]

✅ KEY DECISIONS MADE
[Список всіх прийнятих рішень, numbered]

💬 MAIN DISCUSSION POINTS
[Згрупувати по темах, 3-5 основних points]

Для кожної теми:
- Topic: [що обговорювали]
- Discussion: [короткий summary]
- Outcome: [до чого дійшли]

🎯 ACTION ITEMS
[Всі tasks в форматі:]

Action: [що робити]
Owner: [хто відповідальний]
Deadline: [термін]
Priority: [High/Medium/Low]

⏭️ NEXT STEPS
[Що далі, наступна зустріч якщо є]

📎 ATTACHMENTS / REFERENCES
[Документи, посилання згадані на зустрічі]

❓ OPEN QUESTIONS / BLOCKERS
[Що залишилось невирішеним]

Формат: готовий для розсилки email
Tone: професійний, clear, action-oriented
Мова: українська

💡 Як працює цей промпт:

ChatGPT бере ваші хаотичні нотатки та створює структурований summary:

1. Розбирає інформацію — витягує рішення, дискусії, tasks
2. Групує по категоріях — decisions, discussion points, action items
3. Форматує action items — з owner, deadline, priority
4. Виділяє open questions — що потребує уточнення

Що змінювати:

• [NOTES] — вставте ваші записи під час зустрічі (можуть бути неструктуровані, з скороченнями, навіть англійською мовою)
• [тема], [дата], [учасники] — базова інформація про meeting

📌 Приклад використання:

Створи meeting summary з наступних нотаток:

MEETING INFO:
- Тема: Планування Q1 2025 — відділ маркетингу
- Дата: 15 жовтня 2024
- Учасники: Олена (Head of Marketing), Андрій (SMM), Марія (Content), Дмитро (Analyst)
- Тривалість: 1 година 15 хв

NOTES (мої записи під час meeting):
- Бюджет Q1: 500k UAH approved, розподіл: 60% digital ads, 25% content, 15% events
- Олена сказала launch нової product line в Feb, треба готувити campaign
- Андрій: Instagram ads показують 2.5x ROI vs Facebook, пропонує перерозподілити бюджет
- Марія needs контент-план на 3 міс вперед, попросила допомогу з copywriting
- Дмитро: analytics dashboard ще не ready, обіцяв до кінця місяця
- Вирішили: weekly sync meetings кожен понеділок 10:00
- Launch campaign structure: teaser phase (2 weeks), main launch (1 week), follow-up (1 week)
- Треба знайти designer для креативів - budget 30k UAH
- Марія візьме інтерв'ю у CEO для case study
- Андрій тестує TikTok ads - pilot 20k UAH
- Open question: чи робимо PR прес-реліз? Олена уточнить у CEO
- Next meeting: 22 жовтня для review teaser креативів

Створи професійний MEETING SUMMARY:
[... решта промпту ...]

✅ Поради для кращих результатів:

• Пишіть notes в реальному часі — навіть неохайно, ChatGPT розбере
• Позначайте рішення: "DECIDED:", "AGREED:" — ChatGPT виділить їх окремо
• Вказуйте імена при tasks: "Марія візьме інтерв'ю" — ChatGPT створить action item з owner
• Додайте контекст якщо є: "Background: це 3-тя зустріч по цій темі, попередні рішення були X"
• Для recurring meetings: "Порівняй з попереднім summary [вставити], покажи прогрес"

🎯 Додаткові запити після summary:

• "Створи email для розсилки цього summary всім учасникам"
• "Витягни тільки action items для Марії і створи її персональний task list"
• "Створи agenda для наступного meeting на базі open questions"
• "Highlight найкритичніші action items з deadlines цього тижня"

Результат: Meeting summary time: 35 хв → 5 хв. Clarity action items +70%. Accountability покращена завдяки чітким owners та deadlines.

Кейс 4: Research brief за 15 хвилин

Проблема: Треба зібрати інформацію по темі, проаналізувати, структурувати — 2-3 години

Рішення: Структурований research brief за 15-20 хв

Економія: 2 години на research task

Готовий промпт:

Створи research brief на тему: "[тема дослідження]"

CONTEXT:
- Мета research: [навіщо потрібно]
- Аудиторія brief: [хто буде читати]
- Фокус: [що саме цікавить]
- Глибина: [high-level overview / детальний аналіз]

Якщо маю матеріали:
[вставити посилання, тексти, дані які зібрав]

Створи RESEARCH BRIEF:

🎯 EXECUTIVE SUMMARY (3-5 речень)
[Головне — що дізнались, key takeaway]

📊 KEY FINDINGS
[Основні висновки, numbered list, 5-7 points]

📚 DETAILED ANALYSIS

Section 1: [підтема]
- Finding 1
- Finding 2
- Supporting data/examples

Section 2: [підтема]
- Finding 1
- Finding 2
- Supporting data/examples

[3-5 sections залежно від теми]

💡 INSIGHTS & IMPLICATIONS
- Що це означає для нас
- Які можливості
- Які ризики
- Unexpected findings

🔢 KEY METRICS / DATA POINTS
[Важливі цифри, статистика table format]

📈 TRENDS & PATTERNS
[Що помітили, які тренди]

⚠️ LIMITATIONS & GAPS
- Чого не вдалось знайти
- Де потрібно додаткове дослідження
- Assumptions які зробили

💼 RECOMMENDATIONS
[Конкретні next steps базуючись на research]

🔗 SOURCES & REFERENCES
[Посилання на джерела]

Формат: ready для presentation або document
Tone: analytical, objective, data-driven
Мова: українська

💡 Як працює цей промпт:

Промпт допомагає структурувати research:

1. Executive summary — коротка витяжка для тих хто не читатиме деталей
2. Key findings — головні висновки numbered list
3. Detailed analysis — розбивка по підтемам з даними
4. Insights & recommendations — що робити з цією інформацією

Два режими використання:

Режим 1: У вас вже є матеріали (статті, дані, нотатки)
→ Вставляєте їх у промпт, ChatGPT структурує та аналізує

Режим 2: ChatGPT робить research (якщо у нього є доступ до інтернету)
→ Вказуєте тему, ChatGPT знаходить інформацію та створює brief

📌 Приклад використання (Режим 1 — є матеріали):

Створи research brief на тему: "Використання AI в HR відділах українських компаній 2024-2025"

CONTEXT:
- Мета research: зрозуміти поточний стан adoption AI в HR та можливості для нашої компанії
- Аудиторія brief: CEO та Head of HR
- Фокус: практичні use cases, ROI, challenges
- Глибина: детальний аналіз з конкретними прикладами

Маю матеріали:
[вставити 3-4 статті які знайшов, дані з surveys, приклади кейсів]

Створи RESEARCH BRIEF:
[... решта промпту ...]

📌 Приклад використання (Режим 2 — ChatGPT знаходить інфу):

Створи research brief на тему: "Top CRM системи для e-commerce бізнесу 2025"

CONTEXT:
- Мета research: вибрати CRM для нашого online store (50k orders/рік)
- Аудиторія brief: засновники та Head of Operations
- Фокус: функціонал, ціни, інтеграції з Shopify, відгуки
- Глибина: детальний аналіз топ-5 систем з порівнянням

Знайди інформацію та створи RESEARCH BRIEF:
[... решта промпту ...]

Додай порівняльну таблицю CRM систем по критеріям: 
ціна, ease of use, features, integrations, support, українська мова

✅ Поради для кращих результатів:

• Чітко вказуйте мету: "для прийняття рішення про інвестицію", "для презентації керівництву"
• Визначте критерії аналізу: "порівняй по: ціна, функціонал, ease of use, support"
• Запросіть specific format: "додай порівняльну таблицю", "створи SWOT аналіз"
• Для competitive analysis: "Порівняй 3-5 конкурентів по: product, pricing, marketing, customer reviews"
• Додайте constraints: "бюджет до $5000", "має бути українською", "integration з Slack обов'язкова"

🎯 Додаткові запити після brief:

• "Створи executive summary на 1 слайд для презентації CEO"
• "Розшир секцію про recommendations — додай конкретний action plan"
• "Створи decision matrix для вибору між 3-ма опціями"
• "Highlight risks та створи risk mitigation plan"

Результат: Research time: 2-3 год → 20 хв. Структурованість +100%. Можна швидко share з командою у професійному форматі.

Кейс 5: Document templates — будь-який документ за 10 хвилин

Проблема: Створення стандартного бізнес-документу з нуля — 1-2 години (договір, proposal, SOP, policy)

Рішення: Готовий draft документу за 10-15 хв

Економія: 1-1.5 години на документ

Готовий промпт:

Створи [тип документу] на тему: "[тема]"

ПАРАМЕТРИ ДОКУМЕНТУ:
- Тип: [договір/proposal/policy/SOP/інструкція/memo]
- Призначення: [для чого використовується]
- Аудиторія: [хто читатиме]
- Формальність: [офіційний/бізнес/внутрішній]

КОНТЕНТ ІНФОРМАЦІЯ:
- Контекст: [базова інформація]
- Ключові пункти що мають бути: [list]
- Специфічні вимоги: [якщо є]

Створи DOCUMENT:

[Назва документу]

1. ВВЕДЕННЯ / PURPOSE
[Мета документу, контекст]

2. SCOPE / ОБЛАСТЬ ЗАСТОСУВАННЯ
[На кого/що поширюється]

3. ОСНОВНІ РОЗДІЛИ
[Залежно від типу документу]

Для Proposal:
- Background & Problem Statement
- Proposed Solution
- Deliverables
- Timeline & Milestones
- Budget & Pricing
- Terms & Conditions
- Next Steps

Для SOP (Standard Operating Procedure):
- Purpose & Scope
- Responsibilities
- Procedure Steps (numbered)
- Tools & Resources
- Quality Checks
- Troubleshooting
- Related Documents

Для Policy:
- Policy Statement
- Scope & Applicability
- Definitions
- Rules & Guidelines
- Responsibilities
- Enforcement & Consequences
- Review & Updates
- Approval Signatures

Для Contract/Agreement:
- Parties
- Recitals (Background)
- Definitions
- Terms & Conditions
- Payment Terms
- Termination Conditions
- Confidentiality
- Dispute Resolution
- Signatures

4. APPENDICES (якщо потрібно)
[Додаткові матеріали]

ФОРМАТ:
- Professional layout
- Numbered sections
- Clear headers
- Ready to copy в Word/Google Docs
- Legal/compliance considerations (якщо applicable)

Tone: [formal/business professional/clear and direct]
Мова: українська

💡 Як працює цей промпт:

ChatGPT створює структурований документ будь-якого типу:

1. Визначає тип документу — proposal, SOP, policy, contract
2. Використовує правильну структуру — стандартні розділи для кожного типу
3. Заповнює контентом — на основі вашої інформації
4. Додає compliance elements — юридичні застереження, терміни, підписи де потрібно

Що змінювати:

• [тип документу] — "commercial proposal", "SOP для onboarding", "privacy policy", "partnership agreement"
• [тема] — конкретна тема документу
• [контекст і ключові пункти] — ваша специфічна інформація

📌 Приклад 1: Commercial Proposal

Створи commercial proposal на тему: "Впровадження ChatGPT корпоративного навчання для компанії ABC"

ПАРАМЕТРИ ДОКУМЕНТУ:
- Тип: commercial proposal (комерційна пропозиція)
- Призначення: отримати контракт на навчання 50 співробітників
- Аудиторія: L&D Manager та CFO компанії ABC
- Формальність: бізнес-професійний

КОНТЕНТ ІНФОРМАЦІЯ:
- Контекст: ABC — IT компанія 200 осіб, хочуть навчити співробітників використовувати ChatGPT для productivity
- Ключові пункти що мають бути:
  * 2-денний тренінг (8 годин)
  * Для 50 співробітників (2 групи по 25)
  * Практичні workshop з реальними кейсами
  * Post-training support 1 місяць
  * Custom промпти для їхніх завдань
  * Certificate після завершення
- Ціна: 120,000 UAH (all inclusive)
- Термін: листопад 2024
- Специфічні вимоги: включити ROI estimate, timeline, payment terms

Створи DOCUMENT:
[... решта промпту ...]

Tone: professional, persuasive, value-focused
Мова: українська

📌 Приклад 2: SOP (Standard Operating Procedure)

Створи SOP на тему: "Процедура обробки скарг клієнтів в customer support"

ПАРАМЕТРИ ДОКУМЕНТУ:
- Тип: SOP (стандартна операційна процедура)
- Призначення: інструкція для support agents як обробляти complaints
- Аудиторія: customer support team (10 осіб)
- Формальність: внутрішній document, clear and practical

КОНТЕНТ ІНФОРМАЦІЯ:
- Контекст: e-commerce компанія, отримуємо 20-30 скарг/тиждень
- Ключові пункти:
  * Response time: до 2 годин для initial response
  * Escalation process: коли передавати supervisor
  * Compensation guidelines: коли можна давати refund/discount
  * Documentation requirements: що записувати в CRM
  * Follow-up: через 3 дні після resolution
- Tools: Zendesk CRM, internal knowledge base
- Типи скарг: доставка, якість товару, помилки на сайті, payment issues

Створи DOCUMENT (SOP format):
[... решта промпту ...]

Мова: українська

✅ Поради для кращих результатів:

• Чим більше деталей, тим точніший документ — вказуйте цифри, терміни, names
• Для contracts/agreements: "Врахуй українське законодавство", "Додай стандартні legal clauses"
• Запросіть альтернативи: "Створи 2 версії: standard та premium proposal"
• Для internal documents: "Стиль: simple and clear, без юридичного jargon"
• Додайте examples: "Include приклади в кожному розділі для clarity"

🎯 Після отримання документу:

• "Розшир розділ [назва] детальніше"
• "Додай flowchart для decision process"
• "Створи checklist на основі цього SOP"
• "Highlight розділи які потребують legal review"
• "Адаптуй цей document для junior employees — зроби простіше"

Результат: Document creation: 1.5-2 год → 15 хв. Professional format із стандартною структурою. Ready для review та адаптації.

Кейс 6: Data analysis insights — швидкий аналіз даних

Проблема: Є дані (таблиця, звіт), треба знайти insights, тренди, зробити висновки — 1-2 години

Рішення: Аналіз та insights за 10-15 хв

Економія: 1 година на data analysis task

Готовий промпт:

Проаналізуй наступні дані та надай insights:

DATA CONTEXT:
- Що це за дані: [sales report / user analytics / survey results / etc]
- Період: [за який час]
- Джерело: [звідки дані]
- Що цікавить: [на що звернути увагу]

ДАНІ:
[вставити таблицю / CSV / скріншот / текстові дані]

Якщо великий dataset:
[вставити sample + описати структуру: які колонки, що означають]

Створи DATA ANALYSIS REPORT:

📊 DATA OVERVIEW
- Що проаналізовано
- Обсяг даних
- Період
- Key metrics summary (таблиця)

🔍 KEY FINDINGS
[Топ 5-7 findings, що найважливіше помітили]

📈 TRENDS & PATTERNS

Positive trends:
- [що росте, покращується]

Negative trends:
- [що падає, погіршується]

Interesting patterns:
- [незвичайні патерни, кореляції]

📉 ANOMALIES & OUTLIERS
[Що виділяється, що незвичайне]

💡 INSIGHTS & INTERPRETATION
- Чому це відбувається (гіпотези)
- Що це означає для бізнесу
- Які implications

⚠️ CONCERNS & RED FLAGS
[На що звернути увагу, потенційні проблеми]

🎯 ACTIONABLE RECOMMENDATIONS
[Конкретні дії базуючись на даних]

📊 DATA VISUALIZATION SUGGESTIONS
- Які графіки створити
- Що показати візуально
- Dashboard ideas

🔮 PREDICTIONS / FORECAST (якщо можливо)
[На основі трендів — що очікувати]

📌 ADDITIONAL ANALYSIS NEEDED
[Які додаткові дані були б корисні]

Формат: executive-friendly, focus on actionable insights
Tone: analytical але accessible
Мова: українська

💡 Як працює цей промпт:

ChatGPT аналізує ваші дані та знаходить insights:

1. Зчитує дані — розуміє структуру, metrics, числа
2. Шукає patterns — trends, кореляції, anomalies
3. Інтерпретує — що означають ці pattern для бізнесу
4. Дає рекомендації — що робити з цими insights

Що можна аналізувати:

• Sales data — продажі по продуктам, регіонах, менеджерах
• Website analytics — traffic, conversions, user behavior
• Customer survey — NPS scores, feedback, ratings
• HR data — employee turnover, performance, satisfaction
• Financial data — expenses, revenue, profit margins
• Marketing campaigns — ROI, engagement, conversions

📌 Приклад: Аналіз sales даних

Проаналізуй наступні дані та надай insights:

DATA CONTEXT:
- Що це за дані: щомісячні продажі по продуктах за 2024 рік
- Період: січень-вересень 2024
- Джерело: CRM система Pipedrive
- Що цікавить: які продукти продаються найкраще, де падіння, сезонність, на що спрямувати маркетинг Q4

ДАНІ:
Місяць | Product A | Product B | Product C | Product D | Total
Jan    | 45,000   | 32,000   | 18,000   | 12,000   | 107,000
Feb    | 48,000   | 29,000   | 16,000   | 11,000   | 104,000
Mar    | 52,000   | 35,000   | 22,000   | 15,000   | 124,000
Apr    | 44,000   | 28,000   | 19,000   | 10,000   | 101,000
May    | 41,000   | 26,000   | 17,000   | 9,000    | 93,000
Jun    | 38,000   | 24,000   | 15,000   | 8,000    | 85,000
Jul    | 36,000   | 23,000   | 14,000   | 7,500    | 80,500
Aug    | 39,000   | 25,000   | 16,000   | 8,500    | 88,500
Sep    | 43,000   | 30,000   | 20,000   | 11,000   | 104,000

Додаткова інфо:
- Product A: наш flagship product, ціна 5000 UAH
- Product B: mid-range, ціна 3000 UAH
- Product C: new launch в грудні 2023, ціна 2000 UAH
- Product D: budget option, ціна 1000 UAH

Створи DATA ANALYSIS REPORT:
[... решта промпту ...]

✅ Поради для кращих результатів:

• Надайте контекст: що означають цифри, що відбувалось в бізнесі тоді
• Вкажіть benchmarks: "Наша мета: 120k/місяць", "Industry average: 15% conversion"
• Додайте context events: "У червні був ребрендинг", "Серпень — vacation period"
• Запитайте specific insights: "Focus на: чому падіння літом, чи є сезонність"
• Для порівняння: "Порівняй з 2023 роком [вставити дані]"

🎯 Додаткові запити після аналізу:

• "Створи Excel формули для автоматичного розрахунку цих metrics"
• "Suggest dashboard structure для monthly monitoring цих даних"
• "Створи presentation slide з ключовими insights (з графіками)"
• "Що треба змінити в product strategy базуючись на цих даних?"
• "Forecast sales для Q4 2024 на основі цих трендів"

⚡ Pro tip — Code Interpreter:
Якщо у вас ChatGPT Plus/Team з Code Interpreter, можете завантажити Excel/CSV файл — ChatGPT сам зробить розрахунки, створить графіки, виконає statistical analysis.

Результат: Data analysis time: 1.5 год → 15 хв. Insights які могли б пропустити +50%. Executive-ready format для презентації.

Кейс 7: Translation & communication — переклад + адаптація

Проблема: Треба перекласти та адаптувати текст для іншої аудиторії — 30-60 хв (залежно від обсягу)

Рішення: Переклад + cultural adaptation за 5 хв

Економія: 30 хв × 5-10 разів/тиждень = 2.5-5 годин/тиждень

Готовий промпт:

Переклади та адаптуй наступний текст:

ВИХІДНИЙ ТЕКСТ:
[вставити текст]

ПАРАМЕТРИ ПЕРЕКЛАДУ:
- З мови: [eng/ukr/rus/etc]
- На мову: [ukr/eng/rus/etc]
- Тип тексту: [email/marketing/technical/legal/casual]
- Аудиторія: [хто буде читати]
- Tone: [formal/business/casual/friendly]

СПЕЦІАЛЬНІ ВИМОГИ:
- [Якщо є: терміни що НЕ перекладати, specific style, brand voice]

Створи ПЕРЕКЛАД:

📄 ОСНОВНИЙ ПЕРЕКЛАД:
[Переклад з повним збереженням сенсу]

✨ АДАПТОВАНА ВЕРСІЯ (recommended):
[Переклад адаптований під:
- Cultural context цільової аудиторії
- Local business practices
- Natural phrasing цією мовою
- Appropriate formality level]

🎯 АЛЬТЕРНАТИВНІ ВАРІАНТИ (для ключових фраз):
[Якщо є кілька способів перекласти важливі частини]

💡 NOTES & CONSIDERATIONS:
- Cultural adaptation decisions (що змінив і чому)
- Terms to clarify (якщо щось незрозуміло з контексту)
- Suggestions (як можна покращити)

📋 TERMINOLOGY (якщо технічний текст):
[Глосарій ключових термінів: original → translation]

Мова виводу: [цільова мова]
Формат: ready to use

💡 Як працює цей промпт:

ChatGPT не просто перекладає слово-в-слово, а адаптує:

1. Основний переклад — точний переклад сенсу
2. Cultural adaptation — підстроює під місцеві реалії
3. Tone matching — зберігає формальність та стиль
4. Natural phrasing — звучить природньо, не як "перекладено"

Переваги над Google Translate:

• ✅ Розуміє контекст та бізнес-ситуацію
• ✅ Адаптує idioms та metaphors
• ✅ Підбирає правильний tone (formal/casual)
• ✅ Дає альтернативні варіанти
• ✅ Пояснює рішення

📌 Приклад 1: Business email

Переклади та адаптуй наступний текст:

ВИХІДНИЙ ТЕКСТ:
"Hi John,

Hope this email finds you well! Just wanted to circle back on our previous conversation regarding the Q4 deliverables. 

As we discussed, we're looking at a tight timeline here. Could you please prioritize the backend integration and push the UI polish to Phase 2? This would be a huge win for us.

Let me know if you need any resources or if there are any blockers on your end.

Looking forward to hearing from you!

Best,
Mike"

ПАРАМЕТРИ ПЕРЕКЛАДУ:
- З мови: англійська
- На мову: українська
- Тип тексту: business email (неформальний)
- Аудиторія: колега з іншої команди
- Tone: дружній але професійний

Створи ПЕРЕКЛАД:
[... решта промпту ...]

📌 Приклад 2: Marketing content

Переклади та адаптуй наступний текст:

ВИХІДНИЙ ТЕКСТ:
"Unlock your team's potential with AI-powered productivity tools. Join 10,000+ companies who've already made the switch. Get started today — no credit card required!"

ПАРАМЕТРИ ПЕРЕКЛАДУ:
- З мови: англійська
- На мову: українська
- Тип тексту: marketing copy (landing page)
- Аудиторія: українські B2B компанії (SMB)
- Tone: energetic, benefit-focused, call-to-action

СПЕЦІАЛЬНІ ВИМОГИ:
- Зберегти emotional impact
- Адаптувати "10,000+ companies" під українські реалії (можна змінити цифру якщо звучатиме природніше)
- CTA має бути actionable

Створи ПЕРЕКЛАД:
[... решта промпту ...]

✅ Поради для кращих результатів:

• Надайте контекст: хто пише, кому, в якій ситуації
• Вкажіть tone priority: "Важливо зберегти friendly tone" або "Має бути максимально formal"
• Для marketing: "Focus на emotional impact, не буквальний переклад"
• Для technical: "Використовуй стандартну українську tech термінологію"
• Brand voice: "Наш brand voice: [опис]" або "Приклад нашого стилю: [sample text]"

🎯 Додаткові use cases:

Спрощення складного тексту:

Адаптуй цей текст для молодших співробітників:
[вставити складний technical/legal текст]

Зроби версію:
- Простішою мовою
- З прикладами
- Без jargon
- ELI5 style де можливо

Формалізація casual тексту:

Перепиши цей casual text у formal business format:
[вставити неформальний текст]

Зроби professional версію для:
- Офіційного листа
- Presentation
- Report

Локалізація для різних регіонів:

Адаптуй цей marketing текст для різних аудиторій:
[вставити текст]

Створи 3 версії:
1. Для Києва (urban, tech-savvy)
2. Для регіонів України (more conservative)
3. Для українських компаній в ЄС (diaspora)

Результат: Translation time: 30 хв → 3 хв. Cultural appropriateness +80%. Natural-sounding результат замість "translationese".

Кейс 8: Training materials & onboarding docs за 20 хвилин

Проблема: Створення training materials, onboarding guides, інструкцій — 3-4 години

Рішення: Структуровані training docs за 20-30 хв

Економія: 3 години на training material

Готовий промпт:

Створи training material на тему: "[тема навчання]"

TRAINING CONTEXT:
- Тип матеріалу: [onboarding guide / user manual / training course / quick reference / SOP]
- Аудиторія: [новачки / досвідчені / mixed / specific role]
- Рівень знань: [beginner / intermediate / advanced]
- Формат: [self-study / instructor-led / video script / written guide]
- Тривалість: [скільки часу на вивчення]

НАВЧАЛЬНІ ЦІЛІ:
Після цього training учасники зможуть:
- [навичка/знання 1]
- [навичка/знання 2]
- [навичка/знання 3]

КОНТЕНТ ЩО ТРЕБА ПОКРИТИ:
- [Тема 1]
- [Тема 2]
- [Тема 3]

Створи TRAINING MATERIAL:

📚 COURSE OVERVIEW
- Title: [engaging назва]
- Duration: [час]
- Level: [рівень]
- Prerequisites: [що треба знати заздалегідь]
- Learning outcomes: [що навчаться]

📖 TABLE OF CONTENTS
[Структура всього курсу, модулі та розділи]

📝 MODULE-BY-MODULE BREAKDOWN:

MODULE 1: [Назва модулю]
Duration: [хв/год]

Learning objectives:
- [що навчаться в цьому модулі]

Content:

1.1 [Підтема]
- Explanation (clear, simple)
- Key concepts
- Examples (real-world)
- Visual aids suggestion (diagram/screenshot/infographic)

1.2 [Підтема]
[те саме]

✏️ Practical Exercise:
- Task: [що зробити]
- Expected outcome: [що повинно вийти]
- Time: [хв]

✅ Knowledge Check (quiz):
1. Question 1 [multiple choice]
2. Question 2
3. Question 3
[Answers в кінці]

💡 Key Takeaways:
- [головне з модулю]

[Повторити для всіх модулів]

🎯 PRACTICAL SCENARIOS / CASE STUDIES
[Real-life situations де застосувати знання]

Scenario 1: [ситуація]
- Context
- Challenge
- How to handle (step-by-step)
- Best practices

📋 QUICK REFERENCE GUIDE
[Cheat sheet — одна сторінка з ключовою інфою]

❓ FAQ (Frequently Asked Questions)
[10-15 типових питань з відповідями]

🛠️ TOOLS & RESOURCES
- [Список інструментів]
- [Корисні посилання]
- [Templates]
- [Whom to contact]

📊 ASSESSMENT / CERTIFICATION
[Якщо потрібно: final test, practical assignment]

🔄 NEXT STEPS / CONTINUED LEARNING
[Що вивчати далі, advanced topics]

Формат: ready для LMS / Google Docs / presentation
Tone: educational but engaging, clear examples
Мова: українська

💡 Як працює цей промпт:

ChatGPT створює повноцінний structured training course:

1. Course structure — логічна послідовність модулів
2. Learning objectives — чіткі цілі для кожного розділу
3. Content — теорія + приклади + exercises
4. Knowledge checks — перевірка розуміння
5. Practical scenarios — застосування в реальності
6. Reference materials — для швидкого доступу потім

Що можна створити:

• Onboarding для нових співробітників — "How we work here"
• Product training — як користуватись продуктом/системою
• Skill development — навчання конкретному skill
• Compliance training — security, data privacy, regulations
• Process documentation — як виконувати конкретні процеси

📌 Приклад 1: Onboarding нових співробітників

Створи training material на тему: "Onboarding для нових маркетологів в компанії XYZ"

TRAINING CONTEXT:
- Тип матеріалу: onboarding guide (self-study + team sessions)
- Аудиторія: нові маркетологи (junior до mid-level)
- Рівень знань: знають маркетинг, не знають нашу компанію
- Формат: written guide + practical tasks
- Тривалість: 2 тижні onboarding

НАВЧАЛЬНІ ЦІЛІ:
Після цього training новий маркетолог зможе:
- Розуміти нашу product line та target audience
- Користуватись нашим marketing stack (tools)
- Створити маркетингову кампанію за нашим процесом
- Знати наш brand voice та content guidelines
- Орієнтуватись в команді та responsibilities

КОНТЕНТ ЩО ТРЕБА ПОКРИТИ:
- Company overview (products, audience, brand)
- Marketing stack (HubSpot, Google Ads, Canva, Analytics)
- Our marketing process (від ідеї до launch)
- Brand guidelines та content style
- Team structure та weekly rituals
- Resources та whom to ask

Створи TRAINING MATERIAL:
[... решта промпту ...]

Мова: українська

📌 Приклад 2: Product training (CRM система)

Створи training material на тему: "Як користуватись нашою CRM системою (Pipedrive) для sales team"

TRAINING CONTEXT:
- Тип матеріалу: user manual + video script outline
- Аудиторія: sales managers та reps (10 осіб)
- Рівень знань: beginner (раніше працювали без CRM)
- Формат: 3-годинний workshop + written guide для reference
- Тривалість: 1 день training + self-practice

НАВЧАЛЬНІ ЦІЛІ:
Після цього training sales team зможе:
- Додавати та управляти deals в Pipedrive
- Tracking customer communications та activities
- Використовувати sales pipeline для forecasting
- Створювати reports та аналізувати свої metrics
- Інтегрувати Pipedrive з email та calendar

КОНТЕНТ ЩО ТРЕБА ПОКРИТИ:
- Pipedrive interface tour (де що знаходиться)
- Creating deals та contacts
- Pipeline stages та moving deals
- Activity management (calls, emails, meetings)
- Reporting та analytics
- Mobile app usage
- Common mistakes та best practices

Створи TRAINING MATERIAL:
[... решта промпту ...]

Include:
- Screenshots suggestions (які екрани показати)
- Step-by-step instructions (numbered)
- "Try it yourself" exercises після кожної секції

Мова: українська

✅ Поради для кращих результатів:

• Визначте skill level точно: "complete beginners, never used similar tools" vs "experienced but new to our system"
• Додайте real examples: "Use our actual products as examples", "Include real customer scenarios"
• Structured progression: "Start with basics, gradually increase complexity"
• Для hands-on training: "Include practical exercises after each 15-20 min of theory"
• Assessment: "Add quiz після кожного модулю для перевірки розуміння"

🎯 Додаткові формати training materials:

Video script:

Створи video script для YouTube tutorial:
[тема]

Include:
- Hook (перші 10 секунд)
- Intro (30 сек)
- Main content (timestamped sections)
- Screen actions (що показувати)
- Voiceover text
- Call-to-action
- Length: 10 хвилин

Quick reference card:

Створи one-page quick reference guide:
[тема]

Format:
- А4 format, printable
- Visual cheat sheet
- Key shortcuts/commands
- Common tasks flowchart
- Troubleshooting tips

Interactive workshop agenda:

Створи agenda для 3-годинного workshop:
[тема]

Include:
- Minute-by-minute schedule
- Activities (presentation/discussion/hands-on)
- Materials needed
- Facilitator notes
- Participant handouts outline

Результат: Training material creation: 3-4 год → 30 хв. Structured, professional, ready to deploy. Consistent quality для всіх trainings.

Підсумок: 8 універсальних кейсів

Економія часу (weekly):

✅ Ключові принципи ефективного використання ChatGPT:

1. Structured prompts — чим детальніша структура промпту, тим кращий результат
2. Context is king — надавайте максимум контексту (аудиторія, мета, tone)
3. Examples help — додайте приклади вашого стилю або бажаного формату
4. Iterate — перший результат може бути good, але уточнюючі запити роблять його great
5. Save your prompts — створіть бібліотеку промптів які працюють для вас

🚀 Наступний крок:

Ці 8 кейсів — universal для будь-якої офісної ролі. Але для вашої конкретної позиції (PM, HR, Sales, Marketing, etc.) є спеціалізовані промпти які економлять ще більше часу.

Хочете глибше? Переглядайте наші спеціалізовані курси по ролях — там промпти адаптовані під ваші конкретні завдання з реальними кейсами з вашої індустрії.