ChatGPT для Customer Service: 8 кейсів які підвищують задоволеність клієнтів на 25%

Служба підтримки витрачає 70% часу на повторювані запитання. ChatGPT дає швидкі, якісні відповіді зберігаючи людський підхід.

Результати: Задоволеність клієнтів +20-30%, час відповіді -50-60%, економія 8-10 годин/тиждень на агента.

Кейс 1: Відповіді на типові питання за 2 хвилини

Проблема: 60% запитань повторюються, але потребують персоналізації. 10-15 хв на відповідь.
Рішення: Персоналізовані відповіді за 2-3 хв
Результат: Час відповіді: 12 хв → 3 хв. Задоволеність: 7.5 → 8.9/10

Готовий промпт:

Створи відповідь клієнту на запитання.

Питання: "[текст запитання клієнта]"

Контекст:
- Ім'я: [ім'я клієнта]
- Тип: [новий/постійний/ВІП]
- Продукт: [що використовує]
- Історія: [попередні звернення якщо є]

Наша політика:
- [як зазвичай вирішуємо це питання]
- [що можемо/не можемо зробити]

Створи відповідь:

1. ПРИВІТАННЯ (персональне):
   - Звернення по імені
   - Подяка за звернення

2. ЕМПАТІЯ (розуміння):
   - Визнання проблеми
   - Висловлювання розуміння

3. РІШЕННЯ (конкретне):
   - Пряма відповідь на питання
   - Покрокова інструкція якщо потрібно
   - Альтернативи (якщо є)

4. ДОДАТКОВА ДОПОМОГА:
   - Що ще можемо зробити
   - Корисні посилання (статті бази знань)

5. ПОДАЛЬШІ ДІЇ:
   - Коли перевіримо
   - Як зв'язатись якщо ще питання

6. ЗАВЕРШЕННЯ:
   - Позитивне завершення
   - Запрошення звертатись

Тон: дружній, корисний, професійний
Обсяг: 150-250 слів
Мова: українська
БЕЗ: шаблонних фраз, вибачень за незручності

💡 Як працює цей промпт:

Модель для клієнтської підтримки:

1. Увага — персональне привітання (не "шановний клієнт")
2. Інтерес — емпатія показує що розуміємо
3. Бажання — конкретне рішення (не "ми подивимось")
4. Дія — чіткі наступні кроки для клієнта

📌 Приклад використання:

Створи відповідь клієнту на запитання.

Питання: "Не можу увійти в акаунт, пише "неправильний пароль" хоча точно правильний вводжу!"

Контекст:
- Ім'я: Олена
- Тип: Постійний клієнт (2 роки)
- Продукт: Преміум підписка
- Історія: 3 місяці тому була подібна проблема, вирішили через відновлення паролю

Наша політика:
- Ми НЕ зберігаємо паролі у відкритому вигляді (безпека)
- Можемо відправити посилання для відновлення паролю на електронну пошту
- Якщо пошта недоступна - підтвердження через телефон
- Пріоритетна підтримка для преміум користувачів

Створи відповідь:
[... решта промпту ...]

✅ Результат генерації:

Привіт, Олено! 👋 Дякую, що написали. Розумію, як це дратує — точно знаєш пароль, а система не пропускає. Давайте вирішимо це швидко! Що найчастіше викликає цю помилку:
1. Великі літери увімкнені (пароль чутливий до регістру)
2. Зайві пробіли (якщо копіювали пароль)
3. Кеш браузера конфліктує з новими налаштуваннями Швидке рішення:
Надішлю Вам посилання для відновлення паролю на пошту (ту, що прив'язана до акаунту). Зайдіть в пошту, натисніть посилання і створіть новий пароль. Займає 2 хвилини ⏱️ Щойно відправила! Перевірте також папку Спам/Промоакції. Якщо посилання не приходить протягом 5 хвилин — відразу пишіть сюди, зроблю підтвердження через телефон (швидше для Преміум 😊). Порада: Після зміни паролю збережіть його в менеджері паролів (LastPass, 1Password) — більше не матимете такої проблеми! Олено, якщо будуть ще питання або щось незрозуміло — пишіть в будь-який час. Ми тут! З повагою,
[Ім'я агента підтримки]

Чому це працює:

• ✅ Персоналізація: по імені, згадка преміум статусу
• ✅ Емпатія: "розумію як це дратує"
• ✅ Навчання: пояснюємо причини (не тільки "зробіть відновлення")
• ✅ Проактивність: вже відправили посилання (не "надішлемо")
• ✅ Додана вартість: порада про менеджер паролів

Результат: Середній час відповіді: 15 хв → 4 хв. Розв'язаних запитів на день: +45%. Задоволеність: 7.5 → 8.9/10.

Кейс 2: Статті бази знань за 20 хвилин

Проблема: Створення статті бази знань — 1.5-2 години
Рішення: Повна стаття за 20-30 хв
Результат: Самообслуговування +40%, запитів -25%

Готовий промпт:

Створи статтю для бази знань про: "[типове питання клієнтів]"

Продукт: [назва]
Аудиторія: [технічний рівень користувачів]

Створи статтю:

1. ЗАГОЛОВОК:
   - У форматі питання (як клієнт шукає)
   - Зрозумілий для пошуку

2. ШВИДКА ВІДПОВІДЬ:
   - Відповідь в 2-3 реченнях
   - Для тих хто поспішає

3. ДЕТАЛЬНЕ РІШЕННЯ:
   
   Крок 1: [назва кроку]
   - Що робити (детально)
   - Де знайти: [опис місця на скріншоті]
   - Очікуваний результат

   Крок 2: [наступний крок]
   - Що робити
   - Де знайти
   - Очікуваний результат

   [Продовжити для всіх кроків]

4. ВИРІШЕННЯ ПРОБЛЕМ:
   "Якщо не працює:"
   - Причина 1: [що перевірити]
   - Причина 2: [що зробити]
   - Все ще не працює: [куди звернутись]

5. СХОЖІ СТАТТІ:
   - [Стаття 1 про схожу тему]
   - [Стаття 2]
   - [Стаття 3]

6. ПОТРІБНА ДОПОМОГА:
   - Заклик до підтримки
   - Контакти

7. МЕТАДАНІ:
   - Теги: [для пошуку]
   - Категорія: [розділ бази]
   - Оновлено: [дата]

Формат: готовий для системи підтримки
Тон: зрозумілий, підтримуючий, для початківців
Візуалізація: де потрібні скріншоти

💡 Як працює цей промпт:

Хороша стаття бази знань = успішне самообслуговування:

• Швидка відповідь спочатку: 40% користувачів читають тільки її
• Покрокова інструкція: пронумеровані кроки (не абзаци)
• Візуальні підказки: де треба скріншоти
• Вирішення проблем: covers 80% сценаріїв помилок
• Запасний вихід: "все ще потрібна допомога" → не фруструємо користувачів

Результат: База з 20 статей → 85 статей за 2 місяці. Самообслуговування: 25% → 45%. Запитів -30%.

Кейс 3: Шаблони листів для всіх ситуацій за 15 хвилин

Проблема: Створення шаблонів листів — 30-40 хв кожен, непостійний тон
Рішення: Бібліотека з 20-30 шаблонів за 2-3 години
Економія: 20 годин створення + послідовність

Готовий промпт:

Створи шаблон листа для ситуації підтримки: "[назва ситуації]"

ДЕТАЛІ СИТУАЦІЇ:
- Коли використовується: [коли використовується]
- Емоція клієнта: [сердитий/заплутаний/нейтральний/щасливий]
- Мета: [чого хочемо досягти]

Голос нашого бренду:
- [Тон: дружній/професійний/невимушений]
- [Цінності: корисність, прозорість, клієнт-першість]

Створи ШАБЛОН ЛИСТА:

ТЕМА ЛИСТА:
[3 варіанти теми — зрозумілі, не маніпулятивні]

ТЕКСТ ЛИСТА:

[Привітання - персоналізація]

[Вступ - емпатія/визнання]

[Головне повідомлення - рішення/інформація]
- Пункти якщо багато інформації
- Конкретні наступні кроки
- Терміни якщо застосовно

[Додаткова інформація - що ще знати]

[Завершення - позитивне]

[Підпис]

---

ЗМІННІ ШАБЛОНУ:
{{ім'я_клієнта}}
{{тип_проблеми}}
{{номер_замовлення}}
{{дата_вирішення}}
[інші динамічні поля]

---

ПОСІБНИК З ТОНУ:
✅ РОБИТИ: [що говорити/як формулювати]
❌ НЕ РОБИТИ: [фрази яких уникати]

АЛЬТЕРНАТИВНІ ВЕРСІЇ:
- Версія 1: ВІП клієнт
- Версія 2: Клієнт вперше
- Версія 3: Той що скаржиться постійно

Готовий до імпорту в систему підтримки

💡 Як працює цей промпт:

Сценарії шаблонів для клієнтської підтримки:

Привітання та ознайомлення:

• Привітання нового клієнта
• Почато пробний період
• Подяка після покупки
• Поради для початку

Сценарії підтримки:

• Підтвердження отримання запиту
• Потрібно більше інформації
• Підтвердження вирішення
• Перевірка після вирішення

Складні ситуації:

• Вибачення за помилку
• Повідомлення про збій сервісу
• Повернення коштів оброблено
• Не можемо виконати запит (ввічлива відмова)

Проактивна комунікація:

• Анонс нової функції
• Повідомлення про зміну ціни
• Нагадування про продовження підписки
• Попередження про призупинення акаунту

✅ Переваги бібліотеки шаблонів:

• Послідовність: всі агенти використовують однаковий тон
• Швидкість: 2 хв замість 15 хв на лист
• Контроль якості: попередньо схвалені повідомлення
• Навчання: нові агенти швидше навчаються

Результат: Час відповіді листом: 18 хв → 5 хв. Послідовність тону бренду +80%. Задоволеність від підтримки листом: 7.8 → 8.7/10.

Кейс 4: Сценарії складних розмов за 10 хвилин

Проблема: Сердиті клієнти, запити повернення, скарги — стресові ситуації
Рішення: Сценарії для зняття напруги
Економія: Ескалацій -40%, стрес агентів -60%

Готовий промпт:

Створи сценарій зняття напруги для складної ситуації з клієнтом.

СИТУАЦІЯ:
- Сценарій: "[опис ситуації - сердитий клієнт про X]"
- Скарга клієнта: "[що саме невдоволені]"
- Що пішло не так: "[наша помилка / їх помилка / непорозуміння]"
- Що можемо запропонувати: "[варіанти компенсації/рішення]"

Створи СЦЕНАРІЙ РОЗМОВИ:

ФАЗА 1: ВИЗНАННЯ ТА ЕМПАТІЯ (Перша відповідь)

Агент каже:
"[Визнання почуттів клієнта]"

Ключові фрази:
- "Я повністю розумію чому Ви [засмучені/розчаровані]..."
- "Ви абсолютно маєте рацію турбуватись про..."
- "Я б відчував те саме якби..."

УНИКАТИ: "Заспокойтесь", "Це не велика справа", "Політика каже..."

---

ФАЗА 2: ВИБАЧЕННЯ (якщо наша помилка)

Агент каже:
"[Конкретне вибачення - не загальне]"

Шаблон:
"Щиро вибачаюсь за [конкретна проблема]. Це [не мало статись / не той досвід який ми хочемо вам дати]."

ЯКЩО НЕ НАША ПОМИЛКА:
"Мені шкода що це сталось. Давайте разом вирішимо це."

---

ФАЗА 3: РІШЕННЯ (Конкретна дія)

Агент каже:
"Ось що я роблю прямо зараз..."

Схема варіантів:
1. Ідеальне рішення: [те що хоче клієнт якщо можливо]
2. Альтернатива: [якщо ідеальне неможливо]
3. Компенсація: [жест доброї волі]

Приклад:
"Я обробляю повне повернення коштів прямо зараз — ви побачите його через 3-5 робочих днів. 
Додатково, хотів би запропонувати [20% знижку / безкоштовний місяць / пріоритетну підтримку] як вибачення."

---

ФАЗА 4: ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ (Особиста відповідальність)

Агент каже:
"Я особисто стежу щоб це вирішилось..."

Шаблон:
"Я беру відповідальність за ваш випадок. Мене звуть [Ім'я], і я доведу це до кінця поки ви не будете задоволені. 
Ось моя пряма пошта: [email] — не соромтесь звертатись."

---

ФАЗА 5: ПОДАЛЬШІ ДІЇ (Відновлення довіри)

Агент каже:
"Я перевірю з вами..."

Термін:
"Я напишу вам завтра о [час] з оновленням. Якщо вам потрібно раніше, я тут."

---

ЧЕРВОНІ ПРАПОРЦІ ЩО УНИКАТИ:
❌ "Наша політика не дозволяє..."
❌ "Нічого не можу зробити..."
❌ "Ви мали прочитати умови..."
❌ "Дозвольте переключити вас на..."
❌ "Це не мій відділ..."

ЗЕЛЕНІ ПРАПОРЦІ ЩО ВИКОРИСТОВУВАТИ:
✅ "Подивлюсь що можу зробити..."
✅ "Я підніму це внутрішньо щоб отримати вам найкраще рішення..."
✅ "Ваш відгук допоможе нам покращитись..."
✅ "Я розумію що це важливо для вас..."

ТОН: Спокійний, емпатійний, зосереджений на рішенні, відповідальний

💡 Як працює цей промпт:

Зняття напруги = емпатія + рішення + відповідальність:

Психологія сердитого клієнта:

1. Фаза виплеску: Дайте виразити розчарування (не перебивайте)
2. Потреба визнання: Хочуть бути почутими
3. Пошук справедливості: Хочуть щоб "помилки були виправлені"
4. Підтвердження: Підтвердження що їхні почуття законні

💬 Приклад генерації:

Ситуація: Клієнт замовив доставку "до 12:00", не приїхала, пропустив важливу зустріч. Фаза 1 - Визнання:
"Ігор, я повністю розумію Ваше обурення. Ви розраховували на доставку до 12:00 для важливої зустрічі, і ми не виконали обіцянку. Це абсолютно неприйнятно, і Ви маєте повне право бути розчарованим. На Вашому місці я відчував би те саме." Фаза 2 - Вибачення:
"Я щиро вибачаюсь за цю ситуацію. Наш кур'єр мав бути у Вас о 11:30, але через [причину] він запізнився. Це наша помилка, і це не той сервіс, який ми обіцяємо нашим клієнтам." Фаза 3 - Рішення:
"Ось що я роблю прямо зараз: 1. ✅ Повне відшкодування вартості доставки — обробляю зараз 2. ✅ Знижка 50% на наступні 3 замовлення 3. ✅ Статус пріоритетної доставки для Вашого акаунту — всі наступні доставки будуть першими в черзі Також, якщо зустріч можна перенести, і Вам потрібна доставка терміново сьогодні — організую особисто протягом 2 годин." Фаза 4 - Відповідальність:
"Ігор, я особисто відповідаю за те, щоб таке більше не повторилось. Мене звати Олександр, ось мій прямий email: oleksandr@company.com. Якщо будь-які питання по наступним доставкам — пишіть напряму мені." Фаза 5 - Подальші дії:
"Я зв'яжусь з Вами завтра о 14:00, щоб переконатись що повернення оброблено і все добре. Якщо потрібно щось раніше — я на зв'язку."

Результат: Ескалацій до менеджера: 30% → 12%. Утримання клієнтів після скарги: +50%. Впевненість агентів у складних ситуаціях: +70%.

Кейс 5: Відповіді на ескалації за 5 хвилин

Проблема: Підтримка другого рівня, відповіді менеджера — високі ставки, стресові
Рішення: Відповіді старшого рівня швидко
Економія: Час менеджера -40%

Готовий промпт:

Створи відповідь на ескалацію для клієнта.

ПЕРЕДІСТОРІЯ:
- Попередні взаємодії: [короткий зміст]
- Агент пробував: [що вже робили]
- Чому ескальовано: [чому не вирішилось]
- Емоція клієнта: [поточний стан]

Моя роль: [Менеджер/Старша підтримка/Керівник команди]

Що можу запропонувати:
- [Варіанти доступні на моєму рівні]
- [Бюджет компенсації: до X]

Створи ВІДПОВІДЬ НА ЕСКАЛАЦІЮ:

1. ВСТУП (Авторитет + Емпатія):
   - Представлення себе + роль
   - Визнання серйозності ескалації
   - Демонстрація розуміння повного контексту

2. ОГЛЯД СИТУАЦІЇ:
   - Узагальнення що відбулось
   - Демонстрація розуміння їхньої позиції
   - Підтвердження їхніх турбот

3. НАШ АНАЛІЗ:
   - Що пішло не так (прозоро)
   - Чому це сталось (не виправдання)
   - Що ми змінюємо (покращення)

4. ПАКЕТ РІШЕННЯ:
   - Негайна дія
   - Компенсація (щедра на цьому рівні)
   - Довгострокове виправлення

5. ОСОБИСТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ:
   - Моя пряма участь
   - Підзвітність
   - Графік подальших дій

6. ЗАВЕРШЕННЯ:
   - Відновлення довіри
   - Політика відкритих дверей
   - Подяка за терпіння

ТОН: 
- Старший (авторитетний але теплий)
- Прозорий (чесний про помилки)
- Щедрий (компенсація відображає серйозність)
- Відданий (особиста інвестиція)

ФОРМАТ: Готовий до відправки

💡 Як працює цей промпт:

Ескалація = останній шанс зберегти клієнта:

Відмінності відповіді на ескалацію від звичайної:

• Авторитет: Зрозуміло що це старша особа (може приймати рішення)
• Прозорість: Чесність про те що пішло не так
• Щедрість: Компенсація більш щедра
• Відданість: Особиста перевірка (не передача)

Результат: Утримання ескальованих клієнтів: +40%. Час менеджера на ескалації: -35%. Відтік після ескалації: 60% → 25%.

Кейс 6: Аналіз відгуків з опитувань за 30 хвилин

Проблема: Опитування задоволеності — 200+ відповідей, складно витягти insights
Рішення: Аналіз настрою + практичні висновки за 30 хв
Економія: 4-5 годин аналізу на опитування

Готовий промпт:

Проаналізуй відгуки клієнтів з опитування.

ДАНІ ОПИТУВАННЯ:
[Вставте 50-200 відгуків]

Питання було: "[питання про задоволеність]"

Зроби АНАЛІЗ ВІДГУКІВ:

1. ЗАГАЛЬНИЙ НАСТРІЙ:
   - Позитивний: [% + кількість]
   - Нейтральний: [% + кількість]
   - Негативний: [% + кількість]

2. ГОЛОВНІ ТЕМИ (що згадують найчастіше):

Тема 1: [назва теми]
- Згадок: [N разів]
- Настрій: [позитивний/негативний/змішаний]
- Зразки цитат (3):
  * "[Цитата 1]"
  * "[Цитата 2]"
  * "[Цитата 3]"

[Повторити для Топ 10 тем]

3. ПОЗИТИВНІ МОМЕНТИ (що подобається):
- [Сильна сторона 1]: згадано X разів
  Приклади: "..."
- [Сильна сторона 2]: згадано X разів
- [Сильна сторона 3]: згадано X разів

4. КРИТИЧНІ ПРОБЛЕМИ (що треба виправити терміново):

Пріоритет 1 (Великий вплив + Багато згадок):
- Проблема: [опис]
- Уражено: [% клієнтів]
- Вплив на задоволеність: [оцінка]
- Рекомендована дія: [що робити]

Пріоритет 2: [...]
Пріоритет 3: [...]

5. ШВИДКІ ПЕРЕМОГИ (прості покращення):
- [Перемога 1]: Мало зусиль, великий вплив
- [Перемога 2]: [...]

6. ЗАПИТИ КЛІЄНТІВ (функції/зміни):
- Запит 1: [що хочуть] — [N] згадок
- Запит 2: [...]

7. ПРОДУКТИВНІСТЬ АГЕНТІВ (якщо згадують агентів):
- Відзначені агенти: [імена + чому]
- Проблеми з агентами: [патерни]

8. РЕЗЮМЕ ДЛЯ КЕРІВНИЦТВА:
   - Загальний настрій: [одне речення]
   - Топ 3 перемоги: [...]
   - Топ 3 проблеми для виправлення: [...]
   - Рекомендовані дії: [пріоритизований список]

ФОРМАТ: Готовий звіт для панелі управління

💡 Як працює цей промпт:

Аналіз опитувань = від даних до дій:

Патерни які знаходить ChatGPT:

• Семантичне групування: групує подібні скарги (навіть різними словами)
• Визначення настрою: не просто позитивний/негативний, але інтенсивність
• Аналіз першопричин: патерни між відгуками
• Практичні висновки: не просто "клієнти незадоволені", а "виправте X щоб покращити Y"

Результат: Аналіз опитування: 5 год → 30 хв. Пункти дій: розпливчасті → конкретні. Швидкість покращення задоволеності +2x (швидше реагуємо на відгуки).

Кейс 7: Бібліотека макросів за 3 години

Проблема: Створення бібліотеки макросів для підтримки — 2-3 тижні
Рішення: 50-100 макросів за 3-4 години
Економія: 40 годин створення + час відповіді -60%

Готовий промпт:

Створи макрос/збережену відповідь для підтримки.

ВИПАДОК ВИКОРИСТАННЯ: "[коли використовується]"

Типове повідомлення клієнта:
"[Приклад того що пише клієнт]"

Наша відповідь має:
- Тон: [дружній/професійний]
- Включати: [що обов'язково згадати]
- Змінні: [динамічні поля]

Створи МАКРОС:

НАЗВА МАКРОСУ: [Коротка, описова]

ТРИГЕР: [Коли використовувати]

ТЕКСТ:

[Текст макросу зі змінними {{назва_поля}}]

---

ЗМІННІ:
- {{ім'я_клієнта}}
- {{конкретне_поле_1}}
- {{конкретне_поле_2}}

ПРИМІТКИ ПРО ВИКОРИСТАННЯ:
- Коли використовувати: [сценарії]
- Коли НЕ використовувати: [винятки]
- Подальша дія: [якщо є]

ПОРАДИ З ПЕРСОНАЛІЗАЦІЇ:
"Після вставки макросу, налаштуйте: [що змінити]"

СХОЖІ МАКРОСИ:
- [Макрос 1]: [коли використовувати замість]
- [Макрос 2]: [для схожого сценарію]

Готовий до імпорту в систему підтримки

💡 Як працює цей промпт:

Категорії макросів для клієнтської підтримки:

Привітання та підтвердження (10-15 макросів):

• Підтвердження першої відповіді
• Вибачення за затримку
• Подяка за терпіння
• Перевірка запиту

Запити інформації (15-20 макросів):

• Потрібен номер замовлення
• Потрібен скріншот
• Потрібні дані акаунту
• Потрібні кроки для відтворення

Загальні рішення (30-40 макросів):

• Інструкції відновлення паролю
• Інформація про доставку
• Пояснення політики повернення
• Як використати функцію
• Вирішення проблем з браузером

Завершення (10-15 макросів):

• Підтвердження вирішення проблеми
• Чи ще чимось можемо допомогти
• Запит на відгук
• Повідомлення про закриття справи

✅ Найкращі практики макросів:

• Змінні: Використовуйте {{поля}} для персоналізації
• Короткі: 50-150 слів (не есе)
• Гнучкі: Легко налаштувати перед відправкою
• Протестовані: Пілот з реальними запитами перед впровадженням

Результат: Час відповіді: 10 хв → 3 хв. Послідовність +90%. Навчання нових агентів: 2 тижні → 3 дні. Запитів/день на агента: +60%.

Кейс 8: Звіти продуктивності за 20 хвилин

Проблема: Місячні звіти підтримки — 3-4 години збору даних + аналіз
Рішення: Звіт з висновками за 20-30 хв
Економія: 3 години × 12 місяців = 36 годин/рік

Готовий промпт:

Створи звіт продуктивності клієнтської підтримки.

ДАНІ (експорт з системи підтримки):

МЕТРИКИ:
- Всього запитів: [N]
- Вирішено: [N] ([%])
- Час першої відповіді: [середній]
- Час вирішення: [середній]
- Оцінка задоволеності: [X.X/10]
- Індекс лояльності: [оцінка]

ЗА КАТЕГОРІЯМИ:
[Вставте розбивку запитів за категорією/типом]

ЗА АГЕНТАМИ:
[Дані продуктивності агентів якщо доступні]

ПЕРІОД ЧАСУ: [Місяць Рік]
ПОРІВНЯТИ З: [Попередній місяць]

Створи ЗВІТ ДЛЯ КЕРІВНИЦТВА:

1. РЕЗЮМЕ ДЛЯ КЕРІВНИЦТВА (3-5 пунктів):
   - Загальна продуктивність: [тренд]
   - Ключові перемоги: [досягнення]
   - Сфери турботи: [проблеми]

2. КЛЮЧОВІ МЕТРИКИ:

| Метрика | Цей місяць | Минулий місяць | Зміна | Статус |
|---------|------------|----------------|-------|--------|
| Запитів | [N] | [N] | [+/- X%] | [↑/↓/→] |
| Задоволеність | [N] | [N] | [+/-] | [емодзі] |
| Час першої відповіді | [час] | [час] | [+/-] | [емодзі] |
| Час вирішення | [час] | [час] | [+/-] | [емодзі] |

3. АНАЛІЗ ТРЕНДІВ:

Що покращується:
- [Метрика 1]: [чому покращується + що ми зробили]
- [Метрика 2]: [...]

Що потребує уваги:
- [Метрика 1]: [чому погіршується + рекомендована дія]
- [Метрика 2]: [...]

4. АНАЛІЗ ОБСЯГУ ЗАПИТІВ:

Топ 5 категорій:
1. [Категорія]: [N] запитів ([%]) — [тренд]
   → Першопричина: [чому багато запитів]
   → Рекомендація: [стаття бази / виправлення продукту / функція]

2. [Категорія]: [...]

5. НАСТРІЙ КЛІЄНТІВ:

Теми позитивних відгуків:
- [Що подобається клієнтам]

Теми негативних відгуків:
- [Болючі точки]

Зразки цитат:
"[Позитивна цитата]"
"[Негативна цитата]"

6. ПРОДУКТИВНІСТЬ АГЕНТІВ:

Топ виконавці:
- [Ім'я агента]: [видатні метрики]
- [Ім'я агента]: [...]

Середнє по команді: [бенчмарк]

Можливості для навчання:
- [Сфера]: [агентам потрібна допомога з X]

7. ОПЕРАЦІЙНІ ВИСНОВКИ:

Можливості ефективності:
- [Ідея покращення процесу]
- [Можливість автоматизації]

Прогалини знань:
- [Теми потребують статей бази знань]

8. ПУНКТИ ДІЙ (пріоритизовані):

Високий пріоритет:
- [ ] [Дія 1]: [відповідальний, дедлайн]
- [ ] [Дія 2]: [...]

Середній пріоритет:
- [ ] [Дія 3]: [...]

9. ПРОГНОЗ (наступний місяць):

Очікувані тренди:
- [Прогноз базований на даних]

Проактивні дії:
- [До чого підготуватись]

ФОРМАТ: Готова презентація для керівництва

💡 Як працює цей промпт:

Звіт продуктивності = дані + висновки + дії:

Метрики що мають значення для клієнтської підтримки:

• Метрики обсягу: запити, розмови
• Метрики швидкості: час першої відповіді, час вирішення
• Метрики якості: задоволеність, лояльність
• Метрики ефективності: запитів/агент, вартість на запит
• Метрики результату: відтік, утримання

Результат: Створення звіту: 3 год → 25 хв. Якість висновків +50% (ChatGPT знаходить патерни). Пункти дій: чіткі + пріоритизовані + призначені.

Підсумок: 8 кейсів для клієнтської підтримки

Економія часу (на агента підтримки):

💰 Повернення інвестицій для команд клієнтської підтримки:

• Покращення задоволеності: 7.5 → 8.9/10 (+20-30%)
• Час відповіді: 12 хв → 3 хв (-75%)
• Запитів на агента: +45% потужності
• Самообслуговування: +40% вирішення через базу знань
• Стрес агентів: -60% (сценарії, шаблони готові)
• Ескалацій: -40% (краща підтримка першого рівня)
• Збережений час: 8-10 год/тиждень на агента

💬 Відгуки від команд підтримки:

"ChatGPT трансформував нашу команду підтримки. Час відповіді впав з 15 хв до 4 хв. Задоволеність зросла з 7.8 до 9.1. Агенти щасливіші — менше стресу, більше часу на складні випадки. Революція."
— Марина, Керівник підтримки клієнтів @ SaaS компанія, 25 агентів

"Промпт для статей бази знань врятував нас. Створили 60 статей за місяць. Запитів впало на 35%. Клієнти щасливі що знаходять відповіді самостійно. Команда підтримки фокусується на реально складних проблемах."
— Андрій, Менеджер успіху клієнтів @ E-commerce, 15 агентів

✅ Ключові принципи ChatGPT для клієнтської підтримки:

1. Швидкість + Якість — швидко НЕ означає загальне (персоналізація за 2 хв)
2. Емпатія спочатку — ChatGPT генерує емпатійні відповіді (людський підхід зберігається)
3. Послідовність — всі агенти дають однакову якість відповідей
4. Масштабування знань — статті бази швидко створюються → самообслуговування росте
5. Щастя агентів — менше рутини → більше значущої роботи

🎯 Стек продуктивності клієнтської підтримки з ChatGPT:

Щоденні операції (60% збереженого часу):

• Чернетки відповідей
• Складання листів
• Використання макросів
• Складні розмови

Управління знаннями (50% збереженого часу):

• Створення статей бази знань
• Бібліотека шаблонів
• Оновлення поширених питань
• Документація

Аналіз та покращення (70% збереженого часу):

• Аналіз відгуків з опитувань
• Звіти продуктивності
• Визначення трендів
• Планування дій

🚀 Як почати для команд підтримки:

1. Почніть з великого обсягу — які питання найчастіші? (Промпти для них)
2. Створіть бібліотеку шаблонів — 20-30 шаблонів покривають 80% сценаріїв
3. Навчіть агентів — як налаштовувати виходи ChatGPT (не копіювати-вставити)
4. Будуйте базу знань — самообслуговування зменшує запити
5. Вимірюйте вплив — задоволеність, час відповіді, запитів/агент — відстежуйте покращення

⚠️ Чого уникати:

• ❌ Копіювати-вставити без персоналізації (клієнти відчувають)
• ❌ Використовувати для технічного вирішення проблем (ChatGPT може галюцинувати)
• ❌ Заміняти людське судження (AI допомагає, не заміняє)
• ❌ Ігнорувати настанови з тону (зберігайте голос бренду)

Хочете глибше? Наш курс для команд клієнтської підтримки — 50+ промптів для кожного сценарію підтримки, техніки зняття напруги, стратегії оптимізації задоволеності, та як побудувати операцію підтримки на AI.

🎓 Курс досконалості підтримки з AI включає:

• ✅ 50+ готових промптів для сценаріїв підтримки
• ✅ Бібліотека шаблонів (листи, макроси, сценарії)
• ✅ Схеми зняття напруги
• ✅ Стратегії створення бази знань
• ✅ Панелі відстеження продуктивності
• ✅ Матеріали для навчання команди

Команда підтримки з ChatGPT = швидше, щасливіше, ефективніше. Ваші клієнти помічають. Ваші метрики доводять це. 🚀