ChatGPT для HR: 8 кейсів які економлять 10+ годин щотижня
HR-спеціалісти витрачають до 60% робочого часу на рутинні текстові завдання: вакансії, скринінг резюме, листи кандидатам, документи онбордингу. ChatGPT автоматизує ці процеси, залишаючи вам час на стратегічну роботу з людьми.
За даними LinkedIn Global Talent Trends 2024, компанії які впровадили ШІ в рекрутинг скоротили час до найму на 30-40% та підвищили якість найму на 25%. Середня економія часу HR-спеціаліста з ChatGPT: 10-15 годин/тиждень.
📚 Читайте також:
Кейс 1: Створення опису вакансії за 5 хвилин
Проблема: Написання привабливого опису вакансії займає 40-60 хвилин. Шаблони виглядають одноманітно.
Рішення з ChatGPT: Персоналізований опис за 5-7 хвилин
Економія: 50 хвилин × 15 вакансій/місяць = 12.5 годин/місяць
Готовий промпт:
Створи опис вакансії для позиції [назва позиції] у компанії [назва компанії]. Контекст про компанію: - Індустрія: [сфера] - Розмір: [працівників] - Культура: [цінності, стиль роботи] - Що робить компанія: [коротко] Деталі позиції: - Рівень: [Junior/Middle/Senior/Lead] - Тип: [Повна зайнятість/Частково/Контракт] - Локація: [Офіс/Віддалено/Гібрид] - Що робитиме: [ключові обов'язки] - Команда: [з ким працюватиме] Вимоги: - Обов'язкові навички: [список] - Бажані: [список] - Досвід: [років] Пропонуємо: - Зарплата: [діапазон] - Бенефіти: [список] - Можливості: [кар'єра, навчання] Створи вакансію: ЗАГОЛОВОК: [Позиція] в [Компанія] | [Локація/Віддалено] --- ПРИВАБЛИВИЙ ВСТУП (2-3 речення): [Гачок що вирізняє компанію або роль] Приклад: "Ми створюємо продукт який використовують 500,000+ людей щодня. Шукаємо [позиція] хто допоможе масштабувати до 1 мільйона." --- ПРО КОМПАНІЮ (100 слів): [Чим займаємось] [як довго на ринку] [Що робимо унікального] [Який вплив/результати] [Культура - як працюємо] --- РОЛЬ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ: Ви будете: • [Обов'язок 1 - конкретний результат] • [Обов'язок 2 - що досягне] • [Обов'язок 3 - вплив] • [Обов'язок 4] • [Обов'язок 5] Фокус ролі: [на чому буде 80% часу] --- ІДЕАЛЬНИЙ КАНДИДАТ: Обов'язково: ✓ [Навичка 1] - [рівень] ✓ [Навичка 2] - [скільки років досвіду] ✓ [Навичка 3] - [приклад досягнення] Буде плюсом: ⭐ [Додаткова навичка 1] ⭐ [Додаткова навичка 2] Важливо для нас: • [М'який скіл 1] - чому важливо для команди • [М'який скіл 2] • [Цінність культури] --- ЩО ПРОПОНУЄМО: Компенсація: 💰 [Діапазон зарплати] 💰 [Бонуси/акції якщо є] Бенефіти: 🏥 [Медичне страхування] 🏖️ [Відпустка - деталі] 📚 [Навчання - бюджет/можливості] 💻 [Обладнання/віддалена робота] 🎉 [Унікальні бенефіти] Зростання: 📈 [Кар'єрний шлях] 📊 [Як підтримуємо розвиток] --- ПРОЦЕС НАЙМУ: 1. Відгук: [що надіслати] 2. Скринінг: [тривалість] 3. Співбесіда 1: [з ким, формат] 4. Співбесіда 2: [технічна/кейс] 5. Офер: [коли очікувати] Загальний час: [тижні від відгуку до офера] --- ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ: Надішліть на [email] або через [платформа]: • Резюме • [Портфоліо/код якщо релевантно] • Супровідний лист (необов'язково, але цінуємо) Ми відповідаємо всім кандидатам протягом [термін]. --- ЧОМУ ПРИЄДНАТИСЬ ДО НАС: 3 унікальні речі: 1. [Унікальна можливість 1] 2. [Унікальна можливість 2] 3. [Унікальна можливість 3] Цитата від команди: "[Відгук існуючого працівника про роботу]" — [Ім'я, Позиція] --- Тон: ентузіастичний але професійний, інклюзивний Довжина: 500-700 слів Фокус: чому хтось хотів би працювати тут
💡 Як працює опис вакансії:
Що робить вакансію привабливою:
- Гачок: чим вирізняється компанія або роль
- Конкретика: що робитиме, не загальні фрази
- Чесність: реальні вимоги, не побажання всього
- Культура: як працюємо, не тільки що робимо
- Зростання: що отримає окрім зарплати
Результат: Відгуків: +135% якість, -40% час на скринінг через кращу самовідмову.
Кейс 2: Скринінг резюме за 2 хвилини
AI для HR: швидше наймайте та онбордьте
Скоротіть time-to-hire та автоматизуйте документообіг з генеративним AI.
Детальніше про курс для HR →Проблема: Перегляд одного резюме — 5-10 хвилин × 50 резюме = 6 годин
Рішення з ChatGPT: Аналіз резюме за 2 хвилини
Економія: 7 хв × 50 резюме = 6 годин на вакансію
Готовий промпт:
Проаналізуй резюме кандидата для позиції [назва позиції]. ВИМОГИ ВАКАНСІЇ: Обов'язкові навички: - [Навичка 1]: [рівень] - [Навичка 2]: [років досвіду] - [Навичка 3]: [що має вміти] Бажані: - [Навичка 4] - [Навичка 5] Червоні прапори (відхилити): - Стрибки по роботі (менше року на позиції) - Прогалини в досвіді >6 місяців без пояснення - Невідповідний рівень (завищений/занижений) РЕЗЮМЕ КАНДИДАТА: [Вставити текст резюме] Створи аналіз: 1. ШВИДКЕ РІШЕННЯ: ✅ ЗАПРОСИТИ НА СПІВБЕСІДУ ⚠️ ГРАНИЧНИЙ - потрібно обговорити ❌ ВІДХИЛИТИ Рішення: [Один з варіантів] --- 2. ВІДПОВІДНІСТЬ ВИМОГАМ: | Вимога | Оцінка | Докази з резюме | | [Навичка 1] | [✅ Є / ⚠️ Частково / ❌ Немає] | "[Цитата з резюме]" | | [Навичка 2] | [Оцінка] | [Докази] | Загальна відповідність: [%] --- 3. ДОСВІД: Релевантний досвід: [років] Позиція 1: [Назва] в [Компанія] | [Період] Релевантність: [Висока/Середня/Низька] Що робив: [Ключові досягнення] Чому важливо: [Як це підходить для нас] Позиція 2: [Назва] [Аналогічно] Прогресія кар'єри: [Зростання/Стагнація/Спад] - [Чому так оцінюємо] --- 4. ДОСЯГНЕННЯ (кількісні): Найвражаючі результати: • [Досягнення 1 з цифрою] • [Досягнення 2 з цифрою] • [Досягнення 3 з цифрою] Чи є конкретні метрики: [Так/Ні] Якщо немає: [-1 бал за відсутність вимірюваних результатів] --- 5. ЧЕРВОНІ ПРАПОРИ (якщо є): 🚩 [Червоний прапор 1]: [Що помітили] Критичність: [Висока/Середня/Низька] 🚩 [Червоний прапор 2] [Аналогічно] Якщо немає: "Червоних прапорів не виявлено" --- 6. СИЛЬНІ СТОРОНИ: Топ-3 переваги кандидата: 1. [Сила]: [Докази] 2. [Сила]: [Докази] 3. [Сила]: [Докази] --- 7. ПИТАННЯ ДЛЯ СПІВБЕСІДИ: На основі резюме варто запитати: 1. "[Питання про прогалину/незрозуміле]" Чому питаємо: [Що хочемо з'ясувати] 2. "[Питання про конкретне досягнення]" Чому питаємо: [Перевірити дійсно зробив] 3. "[Питання про зміну роботи]" Чому питаємо: [Зрозуміти мотивацію] --- 8. ОЦІНКА ВІДПОВІДНОСТІ: За критеріями: Навички: [0-10] Досвід: [0-10] Досягнення: [0-10] Відсутність червоних прапорів: [0-10] Загальна оцінка: [0-40] Інтерпретація: 35-40: Топ-кандидат, запросити негайно 25-34: Добре підходить, запросити 15-24: Граничний, обговорити 0-14: Не підходить --- 9. РЕКОМЕНДАЦІЯ: [Детальна рекомендація що робити і чому] Якщо запрошуємо: "Пріоритет: [Високий/Середній] Що перевірити на співбесіді: [Ключові питання]" Якщо відхиляємо: "Причина: [Чому не підходить] Шаблон відмови: [Який використати]" Формат: швидкий скринінг Час на прочитання: 2 хвилини
💡 Як працює скринінг резюме:
Структура якісного скринінгу:
- Систематичність: однакові критерії для всіх
- Об'єктивність: факти з резюме, не враження
- Червоні прапори: що може бути проблемою
- Питання готові: що перевірити на співбесіді
Результат: Скринінг: 7 хв → 2 хв. Консистентність 95%, упущених талантів -80%.
Кейс 3: Лист кандидату за 3 хвилини
Проблема: Написання персоналізованих листів — 15-20 хвилин
Рішення з ChatGPT: Готовий лист за 3 хвилини
Економія: 15 хв × 30 листів/тиждень = 7.5 годин/тиждень
Готовий промпт:
Напиши лист кандидату [Ім'я] для [мета: запрошення/відмова/оновлення]. Контекст: - Позиція: [назва] - Стадія: [скринінг/після співбесіди/офер] - Рішення: [запросити/відхилити/офер] ВАРІАНТ 1: ЗАПРОШЕННЯ НА СПІВБЕСІДУ Тема: "Ваш відгук на [Позиція] в [Компанія]" Привіт [Ім'я], Дякуємо за інтерес до позиції [Позиція] у [Компанія]! Нам сподобалось ваше [конкретне що вразило в резюме: досвід/досягнення]. Особливо [деталь що вирізнила]. Хочемо запросити вас на співбесіду щоб детальніше обговорити: • Вашу роботу в [Компанія/проект] • Як ваш досвід підходить для [конкретний виклик нашої ролі] • Нашу команду та культуру Формат співбесіди: - Тривалість: [хвилин] - З ким: [Ім'я, Позиція] - Формат: [відео/особисто/телефон] Доступні слоти: • [Дата/час 1] • [Дата/час 2] • [Дата/час 3] Або запропонуйте свій час який зручний. Будь ласка підтвердіть до [дата]. З нетерпінням чекаємо розмови! [Підпис] --- ВАРІАНТ 2: ВІДМОВА (м'яка та конструктивна) Тема: "Оновлення щодо вашого відгуку на [Позиція]" Привіт [Ім'я], Дякуємо що знайшли час подати заявку на позицію [Позиція] у [Компанія]. Ми ретельно розглянули ваше резюме. На жаль, вирішили рухатись з кандидатами чий досвід [більш відповідає конкретній вимозі]. Ми цінуємо ваш [конкретна сильна сторона з резюме] та рекомендуємо [порада: що покращити / де шукати більш підхожу роль]. [Якщо релевантно:] Будемо раді розглянути вашу кандидатуру для [інша відкрита позиція яка підходить] - чи цікаво? [Або:] Тримаємо ваше резюме та зв'яжемось якщо з'являться більш підхожі можливості. Бажаємо успіхів у пошуках! З повагою, [Підпис] --- ВАРІАНТ 3: ОНОВЛЕННЯ СТАТУСУ Тема: "Оновлення процесу найму - [Позиція]" Привіт [Ім'я], Хотіли оновити вас щодо процесу найму на [Позиція]. [СЦЕНАРІЙ А: Затримка] Ми все ще розглядаємо кандидатів та очікуємо прийняти рішення до [дата]. Ваша кандидатура залишається активною. [СЦЕНАРІЙ Б: Наступний етап] Команда була вражена вашою [співбесідою/тестовим]. Наступний крок: [що далі]. Чи вільні ви [дата/час]? [СЦЕНАРІЙ В: Все ще цікаві?] Минуло [час] з нашої останньої розмови. Чи все ще розглядаєте можливості? Процес рухається і хочемо переконатись ви в грі. Дайте знати якщо є питання! [Підпис] --- ВАРІАНТ 4: ОФЕР Тема: "Пропозиція роботи: [Позиція] в [Компанія] 🎉" Привіт [Ім'я], Чудові новини! Ми хочемо запропонувати вам позицію [Позиція] у [Компанія]. Команда була вражена вашим [конкретні сильні сторони з співбесід]. Ми впевнені що ви чудово доповните нашу команду. Деталі пропозиції: • Позиція: [Повна назва] • Старт: [Дата] • Зарплата: [Сума] • [Ключові бенефіти] Прикріплюю офіційний офер-лист з повними деталями. Що далі: 1. Перегляньте документи 2. Дайте знати якщо є питання 3. Підтвердіть прийняття до [дата] Я доступний [контакти] для будь-яких питань. Вітаємо і чекаємо на вас у команді! З повагою, [Підпис] --- ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ: 1. Персоналізація: згадати конкретне з резюме/співбесіди 2. Швидкість: відповідати протягом [днів] 3. Повага: навіть у відмові бути конструктивним 4. Чіткість: що далі, які терміни 5. Людяність: тепло але професійно Тон: дружній, поважний, професійний Мова: українська
💡 Як працює лист кандидату:
Психологія листів:
- Запрошення: що вразило, чому обрали
- Відмова: конструктивна, з повагою
- Швидкість: кандидати цінують оперативність
- Бренд роботодавця: кожен лист - репутація
Результат: Листи: 15 хв → 3 хв. Відгуки про процес найму +45%.
Кейс 4: Питання для співбесіди за 10 хвилин
Проблема: Підготовка питань — 30-40 хвилин
Рішення з ChatGPT: Персоналізовані питання за 10 хвилин
Економія: 30 хв × 20 співбесід/міс = 10 годин/міс
Готовий промпт:
Створи питання для співбесіди кандидата на [Позиція].
Резюме кандидата (коротко):
- Досвід: [основні позиції]
- Ключові навички: [що заявляє]
- Досягнення: [що виділяється]
- Що хочу перевірити: [сумніви/питання]
Вимоги ролі:
- Що критично: [топ-3 навички]
- М'які скіли: [культурна відповідність]
Створи питання:
РОЗДІЛ 1: РОЗІГРІВ (5 хвилин)
Мета: Комфорт кандидата, контекст
1. "Розкажіть про себе та чому вас зацікавила ця позиція?"
Що слухати:
- Чіткість комунікації
- Мотивація (гроші vs виклик vs зростання)
- Дослідили вони компанію чи ні
2. "Що ви знаєте про нашу компанію?"
Червоний прапор: якщо нічого не дослідили
Добре: конкретні факти + чому резонує
---
РОЗДІЛ 2: ТЕХНІЧНІ НАВИЧКИ (20 хвилин)
Для [Ключова навичка 1]:
3. "Опишіть найскладніший проект де ви використовували [навичка]"
Follow-up:
- "Який був ваш конкретний внесок?"
- "Які виклики зустріли?"
- "Як вирішили?"
- "Який результат?"
Що оцінюємо: глибина знань, проблем-солвінг
4. "Як ви підходите до [типова задача ролі]?"
Очікуємо почути: [ключові кроки/підхід]
Червоний прапор: [якщо не знає базового]
Для [Ключова навичка 2]:
5. "[Ситуаційне питання про реальний виклик]"
Приклад: "Уявіть: [сценарій]. Як би ви підійшли?"
Оцінюємо:
- Структурованість мислення
- Практичність рішення
- Чи враховує контекст
---
РОЗДІЛ 3: М'ЯКІ СКІЛИ (15 хвилин)
6. "Розкажіть про час коли ви [критичний м'який скіл для ролі]"
Приклад для командної роботи:
"Розкажіть про конфлікт у команді та як ви вирішили"
Метод STAR очікуємо:
- Ситуація: [контекст]
- Завдання: [що треба було]
- Дія: [що зробили]
- Результат: [що сталося]
7. "Опишіть найбільшу невдачу у вашій кар'єрі"
Що слухаємо:
- Чесність та самоусвідомлення
- Що навчились
- Як змінили підхід після
8. "Як ви справляєтесь з [типовий стресор ролі]?"
Для ролі з дедлайнами: "множинні терміни"
Для клієнтської: "важкі клієнти"
Червоний прапор: нереалістичні відповіді
---
РОЗДІЛ 4: КУЛЬТУРНА ВІДПОВІДНІСТЬ (10 хвилин)
9. "Опишіть ідеальне робоче середовище для вас"
Наша культура: [короткий опис]
Підходить якщо: [що має згадати]
Не підходить: [що конфліктує]
10. "Що вас мотивує у роботі?"
Що цінуємо почути: [мотиватори що ми можемо дати]
Червоний прапор: [якщо мотиватори які ми не забезпечуємо]
---
РОЗДІЛ 5: МОТИВАЦІЯ ТА ОЧІКУВАННЯ (10 хвилин)
11. "Чому ви залишаєте поточну роботу?"
Червоні прапори:
- Тільки негатив про поточне місце
- Нереалістичні очікування
- "Просто хочу більше грошей"
12. "Які ваші очікування від цієї ролі через [6 міс/1 рік/3 роки]?"
Підходить: кар'єрний шлях що ми можемо дати
Не підходить: очікування які нереальні
13. "Які ваші зарплатні очікування?"
Наш бюджет: [діапазон]
Якщо в діапазоні: рухаємось далі
Якщо вище: "[Наш діапазон X-Y. Чи це працює для вас?]"
---
РОЗДІЛ 6: ПИТАННЯ КАНДИДАТА (10 хвилин)
"Які питання у вас до мене про роль або компанію?"
Що говорять питання:
- Глибокі питання про роботу: готувався, цікавиться
- Тільки про бенефіти: можливо фокус не там
- Немає питань: червоний прапор
Бути готовим відповісти:
- Чому позиція відкрита
- Як виглядає перший місяць
- Виклики ролі
- Команда та культура
- Наступні кроки
---
ЗАКРИТТЯ:
"Дякую за час! Процес далі:
1. [Що станеться далі]
2. [Терміни зворотнього зв'язку]
3. [Як зв'яжемось]
Є ще питання?"
---
ПІСЛЯ СПІВБЕСІДИ (для запису):
Оцінка кандидата:
- Технічні навички: [1-10]
- М'які скіли: [1-10]
- Культурна відповідність: [1-10]
- Мотивація: [1-10]
Сильні сторони: [топ-2]
Занепокоєння: [якщо є]
Рекомендація: [Найняти/Не найняти/Потрібна інша думка]
Формат: структурована співбесіда
Час: 60 хвилин всього
💡 Як працює співбесіда:
Структура ефективної співбесіди:
- Розігрів: комфортна атмосфера
- Технічні: чи може робити роботу
- М'які скіли: як працюватиме з іншими
- Культура: чи підходить для команди
- Мотивація: чому хоче та що очікує
Результат: Підготовка співбесід: 40 хв → 10 хв. Якість найму +22%.
Кейс 5: Онбординг-план за 30 хвилин
Проблема: Створення плану онбордингу — 3-4 години
Рішення з ChatGPT: Повний план за 30-40 хвилин
Економія: 3 год × 10 найомів/квартал = 30 годин
Готовий промпт:
Створи план онбордингу для нового [Позиція]. Контекст: - Роль: [що робитиме] - Команда: [розмір, хто ключові люди] - Інструменти: [що використовуємо] - Перший проект: [що робитиме] Створи план: ПЕРЕД ПЕРШИМ ДНЕМ: За тиждень до старту: ☐ Надіслати вітальний лист ☐ Доступи створити: [список систем] ☐ Обладнання підготувати: [що] ☐ Робоче місце налаштувати За день до: ☐ Розклад першого тижня ☐ Нагадування команді --- ПЕРШИЙ ДЕНЬ: Вітання та орієнтація 9:00-10:00: Зустріч з [HR/менеджер] Що обговорити: • Огляд першого тижня • Логістика (де що, як все працює) • Питання та занепокоєння 10:00-11:00: Налаштування ☐ Комп'ютер та облікові записи ☐ Доступ до [система 1, 2, 3] ☐ Email та календар ☐ Корпоративні інструменти 11:00-12:00: Тур офісом / віртуальний тур ☐ Де що знаходиться ☐ Познайомити з ключовими людьми ☐ Де обідати, кава 12:00-13:00: Обід (з командою) 13:00-14:30: Огляд компанії ☐ Наша історія та місія ☐ Продукти/послуги ☐ Організаційна структура ☐ Як ми працюємо (процеси) 14:30-16:00: Огляд ролі ☐ Детальний опис відповідальності ☐ Ключові пріоритети першого місяця ☐ Як вимірюється успіх ☐ Хто стейкхолдери 16:00-17:00: Знайомство з командою (індивідуально) ☐ [Особа 1 - роль, з чим працюватимуть] ☐ [Особа 2] ☐ [Особа 3] --- ПЕРШИЙ ТИЖДЕНЬ: Навчання та контекст День 2: Глибоке занурення в продукт ☐ Демо продукту ☐ Як користувачі використовують ☐ Конкуренти ☐ Наша унікальна цінність День 3: Процеси та інструменти ☐ Як ми комунікуємо [Slack/Teams] ☐ Управління проектами [Jira/Asana] ☐ Документація [де що] ☐ Код-база / робочі файли [де] День 4: Перше завдання ☐ Маленьке завдання для початку ☐ Мета: ознайомитись з процесом ☐ Підтримка доступна День 5: Ретроспектива тижня ☐ Що дізнались ☐ Що незрозуміло ☐ Питання ☐ План на наступний тиждень --- ПЕРШИЙ МІСЯЦЬ: Поступове наростання Тиждень 2: ☐ Більше самостійної роботи ☐ Участь у [зустріч/процес] ☐ Перше реальне завдання ☐ Чек-ін середа та п'ятниця Тиждень 3: ☐ Повна відповідальність за [область] ☐ Ведення [процес] ☐ Регулярні 1-на-1 з менеджером Тиждень 4: ☐ Огляд місяця з менеджером ☐ Зворотній зв'язок ☐ Коригування якщо потрібно ☐ Цілі на другий місяць --- ПЕРШІ 90 ДНІВ: Віхи День 30: Огляд першого місяця Очікування: • [Що має знати] • [Що має вміти] • [Перші результати] День 60: Середина Очікування: • [Самостійність у X] • [Внесок у Y] • [Знання Z] День 90: Оцінка пробного періоду Критерії успіху: • [Метрика 1]: досягнута/ні • [Метрика 2]: досягнута/ні • Культурна інтеграція: оцінка • Рекомендація: [Продовжити/PIP/Завершити] --- ЛЮДИ ДЛЯ ЗНАЙОМСТВА: | Особа | Роль | Коли | Мета знайомства | | [Ім'я] | [Роль] | День [X] | [Що обговорити, як працюватимуть] | --- ДОКУМЕНТИ ДЛЯ ПРОЧИТАННЯ: Тиждень 1: ☐ [Документ 1]: [про що, навіщо] ☐ [Документ 2] Тиждень 2-4: ☐ [Додаткові ресурси] --- ЧЕК-ЛІСТ ОНБОРДИНГУ: Для HR: ☐ Доступи надані ☐ Обладнання отримано ☐ Перша зустріч проведена ☐ Розклад першого тижня надісланий Для менеджера: ☐ Перше завдання підготовано ☐ Бадді призначений ☐ 1-на-1 заплановані ☐ Очікування обговорені Для нового працівника: ☐ Всі доступи працюють ☐ Розумію роль та очікування ☐ Знаю до кого звертатись ☐ Є перше завдання --- БАДДІ-СИСТЕМА: Призначити: [Ім'я колеги] Роль бадді: • Відповідати на "дурні" питання • Обідати разом перший тиждень • Познайомити з неофіційною культурою • Чек-ін щодня перший тиждень --- ЗВОРОТНІЙ ЗВ'ЯЗОК: День 7: "Як перший тиждень?" День 30: Опитування онбордингу День 90: Повна оцінка Питання: - Що допомогло найбільше? - Що було незрозуміло? - Що покращити для наступних? Формат: покроковий план Персоналізація: під роль та особу
💡 Як працює онбординг:
Чому онбординг критичний:
- Перші враження: вирішують чи залишиться
- Продуктивність швидше: структура прискорює
- Утримання: якісний онбординг +50% утримання
- Культурна інтеграція: стають частиною команди
Результат: Онбординг-плани: 3.5 год → 40 хв. Час до продуктивності -30%.
Кейс 6: HR-політики та документи за 45 хвилин
Проблема: Написання політики — 4-6 годин
Рішення з ChatGPT: Чернетка політики за 45 хвилин
Економія: 5 год × 4 політики/рік = 20 годин
Готовий промпт:
Створи HR-політику для [тема: віддалена робота/відпустки/навчання/інше]. Контекст компанії: - Розмір: [працівників] - Індустрія: [сфера] - Культура: [цінності] - Поточна практика: [що робимо зараз] Юридичний контекст: - Країна: Україна - Регуляції: [що має бути відповідно до КЗпП] Мета політики: - Що регулюємо: [проблема/питання] - Чого хочемо досягти: [мета] Створи політику: 1. НАЗВА ПОЛІТИКИ: "Політика [Тема] в [Компанія]" 2. МЕТА ТА СФЕРА ДІЇ: Ця політика визначає [що регулює]. Застосовується до: - [Всі працівники / Певні ролі / Певні ситуації] Не застосовується: - [Винятки] 3. ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНІВ: Для уникнення непорозумінь: - [Термін 1]: [точне визначення] - [Термін 2]: [визначення] 4. ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ: 4.1. [Підрозділ 1] [Чітке правило] Приклад: "Працівники можуть працювати віддалено до [X] днів на тиждень за умови: • [Умова 1] • [Умова 2] • [Умова 3]" 4.2. [Підрозділ 2] [Наступне правило] [... продовжити всі ключові положення] 5. ПРОЦЕДУРИ: Як [використати політику]: Крок 1: [Що робить працівник] Крок 2: [Хто схвалює] Крок 3: [Документація] Крок 4: [Виконання] Приклад для відпустки: "1. Запитати в календарі команди 2. Подати заявку через [система] за [X] днів 3. Отримати схвалення менеджера 4. Зафіксувати в HR-системі" 6. ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ: Права працівників: • [Право 1] • [Право 2] Обов'язки працівників: • [Обов'язок 1] • [Обов'язок 2] Відповідальність менеджерів: • [Відповідальність 1] • [Відповідальність 2] 7. ВИНЯТКИ ТА ОСОБЛИВІ ВИПАДКИ: Коли можливі винятки: - [Ситуація 1]: [процедура запиту винятку] - [Ситуація 2] Хто схвалює винятки: [Роль] 8. ПОРУШЕННЯ ПОЛІТИКИ: Якщо політика порушена: Перший раз: - [Наслідок] (зазвичай усне попередження) Повторне: - [Наслідок] (письмове) Систематичне: - [Наслідок] (дисциплінарні дії) 9. ПЕРЕГЛЯД ПОЛІТИКИ: Ця політика переглядається: [частота] Останнє оновлення: [дата] Наступний перегляд: [дата] Пропозиції змін: Надсилати на [email/процес] 10. ЗАТВЕРДЖЕННЯ: Політика затверджена: [Ім'я, Посада] [Дата] --- ДОДАТОК А: Часті питання Питання 1: [Типове питання] Відповідь: [Чітка відповідь] Питання 2: [Питання] Відповідь: [Відповідь] [5-10 питань] --- ДОДАТОК Б: Форми та шаблони [Список форм які треба заповнити для використання політики] --- Формат: офіційний документ політики Мова: зрозуміла, не юридичний жаргон де можливо Відповідність: Кодекс законів про працю України
💡 Як працює HR-політика:
Що робить політику ефективною:
- Чіткість: немає місця для інтерпретації
- Справедливість: однакові правила для всіх
- Процедури: покрокові інструкції
- Часті питання: попереджають запитання
Результат: HR-політики: 5 год → 1 год. Питань від працівників -60%.
Кейс 7: Оголошення для команди за 15 хвилин
Проблема: Написання оголошень — 30-45 хвилин
Рішення з ChatGPT: Готове оголошення за 15 хвилин
Економія: 30 хв × 20 оголошень/міс = 10 годин/міс
Готовий промпт:
Напиши оголошення для команди про [тема]. Тип оголошення: - [Нова політика / Зміна процесу / Подія / Новий працівник / Інше] Контекст: - Що змінюється/оголошується: [деталі] - Кого торкається: [всі/відділ/роль] - Коли вступає в силу: [дата] - Чому робимо: [причина] Створи оголошення: ВАРІАНТ 1: НОВА ПОЛІТИКА/ЗМІНА Тема email: "[Важливо] Оновлення: [Тема]" Привіт команда, Хочемо повідомити про [що змінюється]. ЩО ЗМІНЮЄТЬСЯ: [Чітке пояснення що інакше] ЧОМУ: [Причина зміни - вигоди для команди] ХТО ЗАЧЕПЛЕНИЙ: [Конкретно хто та як] КОЛИ: Вступає в силу: [Дата] ЩО РОБИТИ: 1. [Дія яку треба зробити] 2. [Дія 2] ДЕ ДІЗНАТИСЬ БІЛЬШЕ: [Посилання на повну політику/FAQ] ПИТАННЯ: Якщо є питання: [як зв'язатись] Дякуємо за розуміння! [Підпис] --- ВАРІАНТ 2: ВІТАННЯ НОВОГО ЧЛЕНА КОМАНДИ Тема: "Вітаємо [Ім'я] у команді! 🎉" Привіт всім! Раді представити [Ім'я] хто приєднується до нас як [Позиція]! ПРО [ІМ'Я]: [Ім'я] приходить з досвідом у [галузь/компанії]. [Він/Вона] працював(ла) над [вражаючі проекти] та має експертизу в [навички]. ЩО РОБИТИМЕ: [Ім'я] фокусуватиметься на [область відповідальності] та працюватиме з [команди/люди]. ПЕРШИЙ ДЕНЬ: [Дата] - будь ласка привітайте та допоможіть освоїтись! ЦІКАВИЙ ФАКТ: [Щось особисте що [Ім'я] поділився: хобі/досягнення/цікаве] Вітаємо на борту, [Ім'я]! 🚀 [Підпис] --- ВАРІАНТ 3: ПОДІЯ/АКТИВНІСТЬ Тема: "[Емоджі] [Назва події] - [Дата]" Привіт команда! [Короткий ентузіастичний анонс події] ЩО: [Назва та опис події] НАВІЩО: [Мета - навчання/тім-білдінг/розвага] КОЛИ: [Дата та час] ДЕ: [Локація або посилання] ХТО: [Всі/Опціонально/Певний відділ] ПРОГРАМА: [Час]: [Активність] [Час]: [Активність] ЩО ПІДГОТУВАТИ: [Якщо потрібно щось принести/підготувати] РЕЄСТРАЦІЯ: [Як підтвердити участь, до коли] Чекаємо на вас! [Підпис] --- ВАРІАНТ 4: ЗВОРОТНІЙ ЗВ'ЯЗОК/ОПИТУВАННЯ Тема: "Ваша думка важлива: [Тема опитування]" Привіт команда, Ми цінуємо вашу думку та хочемо покращуватись. ПРО ЩО ОПИТУВАННЯ: [Що досліджуємо та навіщо] СКІЛЬКИ ЗАЙМЕ: [Хвилин - чесно] АНОНІМНО: [Так/Ні - чітко] ПОСИЛАННЯ: [Посилання на опитування] ДЕДЛАЙН: [До коли заповнити] ЩО СТАНЕТЬСЯ З РЕЗУЛЬТАТАМИ: [Як використаємо зворотній зв'язок] Дякуємо за ваш час та чесність! [Підпис] --- ВАРІАНТ 5: ДОСЯГНЕННЯ/СВЯТКУВАННЯ Тема: "🎉 Вітаємо [Команда/Особа] з [Досягнення]!" Чудові новини! [Хто] досягли [Що]! ДЕТАЛІ: [Що конкретно сталося] [Чому це важливо] [Вплив на компанію/клієнтів] ВІД КОМАНДИ: "[Цитата про як досягли]" — [Хто] ПОДЯКА: Велике дякую [Кому] за [конкретний внесок]! [Як святкуємо якщо є] Продовжуємо в тому ж дусі! 🚀 [Підпис] --- ПРИНЦИПИ ОГОЛОШЕНЬ: 1. Чіткість: що, хто, коли, чому, як 2. Стислість: до 200 слів якщо можливо 3. Тон: відповідає темі (серйозно vs радісно) 4. Дія: завжди чітко що робити далі 5. Доступність: посилання та контакти Формат: email або Slack готовий Мова: українська, зрозуміла
💡 Як працюють оголошення:
Комунікація з командою:
- Регулярність: команда має бути в курсі
- Прозорість: чому приймаємо рішення
- Дії чіткі: що від них очікуємо
- Тон правильний: серйозне серйозно, радісне радісно
Результат: Оголошення: 40 хв → 15 хв. Команда краще інформована.
Кейс 8: Аналіз опитування задоволеності за 30 хвилин
Проблема: Аналіз опитування — 4-5 годин
Рішення з ChatGPT: Структурований аналіз за 30-40 хвилин
Економія: 4 год × 4 опитування/рік = 16 годин
Готовий промпт:
Проаналізуй результати опитування задоволеності працівників. Дані опитування: - Кількість респондентів: [число] з [загальна кількість] - Період: [коли проводили] Результати (вставити дані): [Числові оцінки по категоріях або текстові відповіді] Створи аналіз: 1. ЗАГАЛЬНИЙ ОГЛЯД: Участь: [%] працівників Попередні опитування: [% для порівняння] Загальна задоволеність: Середня оцінка: [число з 10] Зміна з минулого разу: [↑/↓] [число] Розподіл відповідей: • Дуже задоволені (9-10): [%] • Задоволені (7-8): [%] • Нейтральні (5-6): [%] • Незадоволені (3-4): [%] • Дуже незадоволені (1-2): [%] --- 2. РОЗБИВКА ПО КАТЕГОРІЯХ: | Категорія | Оцінка | Зміна | Статус | | Компенсація та бенефіти | [число/10] | [+/-] | [😊/😐/😞] | | Баланс робота-життя | [число/10] | [+/-] | [статус] | | Кар'єрний розвиток | [число/10] | [+/-] | [статус] | | Менеджмент | [число/10] | [+/-] | [статус] | | Культура команди | [число/10] | [+/-] | [статус] | | Робоче середовище | [число/10] | [+/-] | [статус] | Топ-3 сильних сторін: 1. [Категорія]: [оцінка] - "[Цитата працівника]" 2. [Категорія]: [оцінка] 3. [Категорія]: [оцінка] Топ-3 для покращення: 1. [Категорія]: [оцінка] - що говорять 2. [Категорія]: [оцінка] 3. [Категорія]: [оцінка] --- 3. ТЕКСТОВІ ВІДПОВІДІ (якщо були відкриті питання): Аналіз за темами: Тема 1: [Найчастіша тема] Кількість згадок: [число] Тон: [Позитивний/Негативний/Змішаний] Цитати: • "[Репрезентативна цитата 1]" • "[Цитата 2]" Інтерпретація: [Що це означає, що робити] Тема 2: [Наступна тема] [Аналогічно] --- 4. СЕГМЕНТНИЙ АНАЛІЗ: По відділах: | Відділ | Задоволеність | Порівняння з середнім | | [Відділ 1] | [число/10] | [↑/↓] [різниця] | | [Відділ 2] | [число/10] | [різниця] | Відділи що процвітають: [Назва]: [чому, що роблять правильно] Відділи що потребують уваги: [Назва]: [проблеми, план дій] По стажу роботи: | Стаж | Задоволеність | Інсайт | | <6 міс (нові) | [оцінка] | [Що це говорить про онбординг] | | 6 міс - 2 роки | [оцінка] | [Про розвиток] | | 2+ роки (ветерани) | [оцінка] | [Про утримання] | --- 5. ІНДЕКС ПРОМОУТЕРІВ (NPS для роботодавця): Промоутери (9-10): [%] "Рекомендували б компанію друзям" Пасивні (7-8): [%] Детрактори (0-6): [%] "Не рекомендували б" Індекс промоутерів: [% промоутерів - % детракторів] = [число] Інтерпретація: • >50: Відмінно • 30-50: Добре • 0-30: Є над чим працювати • <0: Критично Порівняння з індустрією: [наш індекс] vs [середній по індустрії] --- 6. РИЗИКИ ВІДТОКУ: Працівники в зоні ризику: Високий ризик (оцінка 1-4 + згадали про пошук): - Кількість: [число] ([%] команди) - Типові причини: [список] - Вартість заміни: [сума за всіх] Середній ризик (оцінка 5-6): - Кількість: [число] Що робити: [Негайні дії для утримання] --- 7. ЩО ПРАЦЮЄ ДОБРЕ: Підтримати та посилити: 1. [Сильна сторона 1] - Оцінка: [число] - Що говорять: "[Цитати]" - Дія: [Як зберегти це] 2. [Сильна сторона 2] [Аналогічно] --- 8. ПЛАН ДІЙ: КРИТИЧНІ (негайно - цей місяць): Проблема: [Найнижча оцінка/найбільше скарг] Вплив: [Скільки працівників зачеплено] Дія: [Конкретні кроки] Відповідальний: [Хто] Термін: [Коли] Як вимірюємо: [Метрика покращення] ВАЖЛИВІ (цей квартал): [Проблема 2] [План аналогічно] ДОВГОСТРОКОВІ (цей рік): [Проблема 3] [План] --- 9. КОМУНІКАЦІЯ РЕЗУЛЬТАТІВ: Що повідомити команді: "Дякуємо [число] колег хто взяли участь! Ваші топ-запити: • [Запит 1] - плануємо [дія] • [Запит 2] - почали [дія] • [Запит 3] - досліджуємо [дія] Що вже зробили: ✓ [Швидка дія 1] Над чим працюємо: 🔄 [Дія у процесі] Наступне опитування: [Коли]" --- 10. БЕНЧМАРКІНГ: Порівняння з індустрією: | Метрика | Ми | Індустрія | Статус | | Загальна задоволеність | [%] | [%] | [↑ Краще / ↓ Гірше] | | Готовність рекомендувати | [%] | [%] | [Статус] | | Баланс роботи-життя | [оцінка] | [середня] | [Статус] | Формат: аналітичний звіт з діями Аудиторія: керівництво + команда (адаптовані версії)
💡 Як працює аналіз опитування:
Що робити з результатами:
- Чесність: показуйте реальні результати
- Дії конкретні: не "покращимо", а "запровадимо X"
- Зворотній зв'язок: повідомте що почули
- Вимірювання: перевірте чи покращилось наступного разу
Результат: Аналіз опитування: 5 год → 1 год. Участь у опитуваннях +30% (бачать що реагуємо).
🚀 HR-майстерність з ШІ
Навчіть HR-команду працювати з ChatGPT для автоматизації рутини.
Результат курсу: HR економлять 15+ год/тиждень, більше фокусу на людях та культурі.
Висновки: HR + ШІ = Більше часу на людей
Загальна економія часу з 8 кейсів:
- Вакансії: 50 хв × 15/міс = 12.5 год/міс = 150 год/рік
- Скринінг резюме: 7 хв × 50/вакансія × 15/міс = 88 год/міс = 1,056 год/рік
- Листи кандидатам: 15 хв × 30/тиждень = 7.5 год/тиждень = 390 год/рік
- Питання співбесід: 30 хв × 20/міс = 10 год/міс = 120 год/рік
- Онбординг-плани: 3 год × 10/квартал = 30 год/рік
- HR-політики: 5 год × 4/рік = 20 год/рік
- Оголошення: 30 хв × 20/міс = 10 год/міс = 120 год/рік
- Аналіз опитувань: 4 год × 4/рік = 16 год/рік
Загалом: 1,900+ годин/рік на HR-спеціаліста — це майже рік повної зайнятості що можна витратити на стратегію людей, розвиток культури, та індивідуальну роботу з працівниками.
Що робити далі:
- Почніть зі скринінгу — найбільша економія часу
- Стандартизуйте: створіть бібліотеку промптів для команди
- Навчіть команду: всі HR мають вміти
- Вимірюйте: скільки часу економите, як змінилась якість
- Дотримуйтесь конфіденційності: не вставляйте особисті дані в ChatGPT
⚠️ Важливо про конфіденційність:
- Анонімізуйте: прибирайте імена, контакти перед вставкою
- Узагальнюйте: "Кандидат А" замість реальних імен
- Корпоративна версія: розгляньте ChatGPT Team або корпоративний з контролем даних
- Політика: створіть гайдлайни що можна/не можна вставляти
💡 Ключовий інсайт: ШІ не замінює HR-спеціаліста — він автоматизує текстову рутину. Ви продовжуєте приймати рішення про людей, будувати культуру, вирішувати конфлікти. ШІ просто дає вам на це більше часу.
🎯 Секрет HR з ШІ: Найкращі HR-команди використовують ШІ для того щоб кожна вакансія була привабливою, кожен скринінг об'єктивним, кожна співбесіда структурованою, кожен онбординг якісним — але за 20% часу. Це масштабує якість.