ChatGPT для фінансів: 8 кейсів аналізу та звітності

Фінансисти витрачають 50-60% часу на звітність та аналіз. ChatGPT автоматизує створення виконавчих резюме, аналіз відхилень, та коментарів до цифр.

Економія часу: 10-12 годин/тиждень, +40% точність виявлення аномалій.

Кейс 1: Звіт прибутків та збитків за 15 хвилин

Проблема: Написання коментарів до звіту — 1.5-2 години

Рішення з ChatGPT: Готове резюме за 15-20 хв

Економія: 1.5 год × 12 міс = 18 годин/рік

Готовий промпт:

Створи виконавче резюме для звіту про прибутки та збитки за [період].

Дані (у тис. грн):
ДОХІД:
- [розбивка по категоріях]
- Всього: [сума]

ВИТРАТИ:
- Собівартість: [сума]
- Операційні витрати: [розбивка]
- Всього: [сума]

Операційний прибуток: [сума]
Чистий прибуток: [сума]

Порівняння з:
- Бюджет: [дані]
- Минулий період: [дані]

Створи коментар:

1. ВИКОНАВЧЕ РЕЗЮМЕ (200 слів):
   - Топ-3 найважливіші моменти
   - Загальні показники проти бюджету
   - Ключові проблеми (якщо є)

2. АНАЛІЗ ДОХОДІВ:
   - Що спричинило зміни
   - Розбивка по категоріях/продуктах
   - Тенденції (що бачимо)
   - Прогноз (що далі)

3. АНАЛІЗ ВИТРАТ:
   - Основні відхилення (що змінилось)
   - Разові витрати проти регулярних
   - Метрики ефективності
   - Можливості оптимізації витрат

4. ПРИБУТКОВІСТЬ:
   - Аналіз маржі
   - Порівняння з цілями
   - Області для покращення

5. ПОЯСНЕННЯ ВІДХИЛЕНЬ:
   Для кожного значного відхилення (>10%):
   - Первопричина (чому)
   - Вплив (скільки грн)
   - Коригувальні дії (що робимо)
   - Майбутній прогноз

6. РИЗИКИ ТА МОЖЛИВОСТІ:
   - Потенційні ризики
   - Можливості для зростання

7. РЕКОМЕНДАЦІЇ:
   - Дії для керівництва
   - Пріоритети (на чому фокусуватись)

8. ПРОГНОЗ:
   - Очікування на наступний період
   - Припущення

Тон: аналітичний, об'єктивний, дієвий
Формат: готовий для ради директорів
Візуальні елементи: які графіки потрібні

💡 Як працює цей промпт:

Структура звіту про прибутки та збитки — класична для фінансового аналізу:

1. Виконавче резюме — керівництво зайняте, одразу ключове
2. Аналіз доходів — як бізнес заробляє (дохід, зростання)
3. Аналіз витрат — контроль витрат у цифрах
4. Прибутковість — чи досягаємо цілей
5. Відхилення — чому цифри відрізняються від бюджету
6. Ризики та можливості — що може пійти не так/добре
7. Рекомендації — конкретні дії
8. Прогноз — що очікуємо далі

Що заповнювати:

• [Дохід] — "Q4: 2.5 млн грн (бюджет 2.2 млн, +14% перевищення)"
• [Зростання %] — "+35% рік-до-року, +8% квартал-до-кварталу"
• [Витрати] — "Собівартість 800 тис грн, операційні 600 тис грн"
• [Відхилення] — "Дохід: факт 2.8 млн проти бюджету 2.4 млн (+17%)"

✅ Поради для кращих фінансових звітів:

• Почніть з результатів: "Дохід +42% рік-до-року" перше, деталі потім
• Графіки замість таблиць: де можливо, використовуйте візуалізацію
• Пояснюйте відхилення: якщо метрика відрізняється від бюджету — поясніть чому
• Будьте прозорими: краще показати проблему + ваш план її вирішення
• Конкретні рекомендації: не "думки про розширення?", а "Затвердити найм фінансового аналітика за 40 тис грн/міс — так/ні?"

Результат: Фінансовий директор економить 2 години/місяць, зустрічі ради більш продуктивні, рішення швидші.

Кейс 2: Бюджетування за 2 години

Проблема: Річне планування бюджету — 2-3 дні інтенсивної роботи

Рішення з ChatGPT: Чернетка бюджету з обґрунтуванням за 2-3 години

Економія: 1-2 дні × 1 раз/рік = 8-16 годин

Готовий промпт:

Створи річний бюджет для [відділ/компанія].

Вихідні дані:
- Минулорічний факт: [суми по категоріях]
- Поточний рік прогноз: [очікуване]
- Стратегічні ініціативи: [що плануємо]
- Кадровий план: [зміни в команді]
- Ціль зростання доходу: [% або сума]

Створи розбивку бюджету:

1. БЮДЖЕТ ДОХОДІВ:
   - По продуктах/сервісах
   - По каналах
   - Припущення (що передбачаємо)
   - Драйвери зростання

2. БЮДЖЕТ ВИТРАТ:

   A) ПЕРСОНАЛ (40-60% зазвичай):
   - Зарплати: [поточні + нові найми]
   - Податки та внески: [%]
   - Бонуси: [якщо є]
   - Навчання: [бюджет]
   Помісячна розбивка

   B) МАРКЕТИНГ ТА ПРОДАЖІ:
   - Цифровий маркетинг: [канали]
   - Події та конференції
   - Інструменти продажів та підписки
   - Виробництво контенту

   C) ОПЕРАЦІЇ:
   - Оренда офісу та комунальні послуги
   - Обладнання
   - Програмні підписки
   - Професійні послуги

   D) ТЕХНОЛОГІЇ:
   - Інфраструктура (хмарні сервіси)
   - Інструменти розробки
   - Безпека
   - Інвестиції в нові проекти

   E) АДМІНІСТРУВАННЯ:
   - Юридичні та бухгалтерські послуги
   - Страхування
   - Різне

3. АНАЛІЗ ВІДХИЛЕНЬ:
   Для кожної категорії:
   | Категорія | Минулий рік | Бюджет цього року | Відхилення % | Пояснення |

4. ОБҐРУНТУВАННЯ:
   Чому кожна значна зміна (>10%):
   - Бізнес-обґрунтування
   - Очікувана віддача від інвестицій
   - Ризик якщо не інвестуємо

5. АНАЛІЗ ЧУТЛИВОСТІ:
   - Сценарій 1: Дохід -10% (що робимо з витратами)
   - Сценарій 2: Дохід +10% (як масштабуємо)
   - Сценарій 3: Затримка в наймі

6. ПОМІСЯЧНИЙ ГРОШОВИЙ ПОТІК:
   - Розподіл по місяцях
   - Врахування сезонності

7. КЛЮЧОВІ ПРИПУЩЕННЯ:
   - Рівень інфляції
   - Курси валют (якщо актуально)
   - Зростання кадрів
   - Ринкові умови

8. ПРОЦЕС ЗАТВЕРДЖЕННЯ:
   - Хто має затвердити
   - Часові рамки

Формат: готова структура для таблиць
Візуалізація: каскадні графіки для відхилень

💡 Як працює цей промпт:

Що робить промпт корисним:

• Структурована розбивка: всі категорії витрат систематизовані
• Порівняння: минулий рік проти поточного бюджету
• Обґрунтування: чому кожна стаття бюджету змінюється
• Сценарії: що буде при різних умовах
• Помісячна деталізація: для контролю грошових потоків

📌 Приклад використання:

Створи річний бюджет для маркетингового відділу.

Вихідні дані:
- Минулорічний факт: 1.2 млн грн
- Поточний рік прогноз: 1.4 млн грн
- Стратегічні ініціативи: запуск нового продукту, вихід на Європу
- Кадровий план: +2 маркетологи (40 тис грн/міс кожен)
- Ціль зростання доходу: +50% рік-до-року

[... решта промпту ...]

Результат: Цикл планування бюджету: 3 дні → 1 день. Більше аналізу сценаріїв, краще обґрунтування.

Кейс 3: Аналіз грошових потоків за 30 хвилин

Проблема: Щомісячний аналіз грошових потоків — 2-3 години

Рішення з ChatGPT: Аналіз з прогнозом за 30-40 хв

Економія: 2 год × 12 міс = 24 години/рік

Готовий промпт:

Проаналізуй грошові потоки компанії за [період].

Дані:
ГРОШОВІ НАДХОДЖЕННЯ:
- Від операційної діяльності: [сума]
  * Виручка отримана: [сума]
  * Оплата від клієнтів: [сума]
- Від інвестиційної діяльності: [сума]
- Від фінансової діяльності: [сума]
Всього надійшло: [сума]

ГРОШОВІ ВИДАТКИ:
- На операційну діяльність: [сума]
  * Оплата постачальникам: [сума]
  * Зарплати та податки: [сума]
  * Операційні витрати: [сума]
- На інвестиційну діяльність: [сума]
- На фінансову діяльність: [сума]
Всього витрачено: [сума]

Залишок на початок періоду: [сума]
Залишок на кінець періоду: [сума]
Зміна: [+/- сума]

Створи аналіз:

1. РЕЗЮМЕ ГРОШОВИХ ПОТОКІВ:
   - Чистий грошовий потік за період
   - Операційна діяльність проти інвестиційної/фінансової
   - Ключові рухи грошей

2. ОПЕРАЦІЙНИЙ ГРОШОВИЙ ПОТІК:
   - Здоровість операційної діяльності
   - Якість прибутку (чи конвертується в гроші)
   - Дебіторська/кредиторська заборгованість
   - Оборотний капітал

3. ІНВЕСТИЦІЙНИЙ ПОТІК:
   - Капітальні витрати
   - Продажі/покупки активів
   - Чи достатньо інвестуємо

4. ФІНАНСОВИЙ ПОТІК:
   - Залучення/повернення кредитів
   - Виплати власникам
   - Структура капіталу

5. КОЕФІЦІЄНТИ ЛІКВІДНОСТІ:
   - Поточна ліквідність
   - Запас грошей (місяців операцій)
   - Покриття боргу

6. ПРОГНОЗ НА 3 МІСЯЦІ:
   Очікувані надходження:
   - [Джерело 1]: [сума]
   - [Джерело 2]: [сума]
   
   Очікувані витрати:
   - [Категорія 1]: [сума]
   - [Категорія 2]: [сума]
   
   Прогнозований залишок: [сума]

7. РИЗИКИ ЛІКВІДНОСТІ:
   - Потенційні прогалини в грошах
   - Сезонність
   - Великі платежі наближаються

8. РЕКОМЕНДАЦІЇ:
   - Управління оборотним капіталом
   - Оптимізація термінів оплати
   - Резерви що потрібні

Тон: точний, фокусований на ліквідності
Формат: готовий для фінансового директора

💡 Як працює цей промпт:

Чому це важливо:

• Прибуток ≠ гроші: компанія може мати прибуток але не мати грошей
• Ліквідність критична: без грошей компанія не виплатить зарплати
• Прогнозування: знати коли будуть прогалини в грошах
• Оптимізація: як краще управляти оборотним капіталом

✅ Поради для аналізу грошових потоків:

• Щотижневий моніторинг: не чекайте кінця місяця
• Сценарії "що якщо": що якщо клієнт затримає оплату?
• Запас міцності: тримайте 3-6 місяців операційних витрат
• Автоматизація: підключіть банк до обліку для реального часу

Результат: Аналіз грошових потоків: 3 год → 30 хв. Краще прогнозування ліквідності, менше сюрпризів.

Кейс 4: Фінансове моделювання за 1 годину

Проблема: Побудова фінансової моделі — 4-6 годин

Рішення з ChatGPT: Структура моделі з формулами за 1-1.5 години

Економія: 4 год × 4 рази/рік = 16 годин

Готовий промпт:

Створи фінансову модель для [проект/бізнес].

Параметри:
- Тип моделі: [стартап/розширення/інвестиції]
- Горизонт: [3/5 років]
- Детальність: [помісячно перший рік, щокварталу далі]

Вхідні дані:
ДОХОДИ:
- Джерела доходу: [список]
- Ціноутворення: [модель]
- Обсяги: [передбачення]
- Зростання: [% по періодах]

ВИТРАТИ:
- Фіксовані: [список]
- Змінні: [% від доходу]
- Персонал: [кадровий план]
- Маркетинг: [% від доходу]
- Інші: [деталі]

ІНВЕСТИЦІЇ:
- Стартовий капітал: [сума]
- Капітальні витрати: [по періодах]
- Оборотний капітал: [потреба]

Створи модель:

1. ПРИПУЩЕННЯ (ASSUMPTIONS SHEET):
   Всі ключові припущення в одному місці:
   - Макроекономічні (інфляція, курси)
   - Ринкові (розмір ринку, частка)
   - Операційні (ціни, обсяги, конверсії)
   - Фінансові (відсотки, терміни оплати)

2. ПРОГНОЗ ДОХОДІВ:
   | Період | Продукт 1 | Продукт 2 | ... | Всього |
   | Міс 1  | [формула] | [формула] | ... | [сума] |
   
   Розрахунки:
   - Кількість клієнтів × середній чек
   - Враховуючи сезонність
   - Враховуючи зростання

3. ПРОГНОЗ ВИТРАТ:
   A) Собівартість: [% від доходу]
   B) Операційні витрати:
      - Зарплати: [кадровий план × ставки]
      - Маркетинг: [% від доходу або фіксований]
      - Оренда: [фіксовано]
      - Інше: [деталі]

4. ЗВІТ ПРО ПРИБУТКИ ТА ЗБИТКИ:
   | Період | Дохід | Собівартість | Валовий прибуток | Операційні | Операційний прибуток | Чистий прибуток |

5. ГРОШОВІ ПОТОКИ:
   - Операційний потік
   - Інвестиційний потік
   - Фінансовий потік
   - Кумулятивні гроші

6. БАЛАНС (СПРОЩЕНИЙ):
   - Активи (гроші, дебітори, основні засоби)
   - Зобов'язання (кредитори, кредити)
   - Капітал (внесений, накопичений прибуток)

7. КЛЮЧОВІ МЕТРИКИ:
   - Маржинальність (валова, операційна, чиста)
   - Точка беззбитковості
   - Віддача від інвестицій
   - Внутрішня норма прибутковості
   - Період окупності

8. АНАЛІЗ ЧУТЛИВОСТІ:
   Як зміниться результат якщо:
   - Дохід +/- 10%
   - Витрати +/- 10%
   - Затримка старту на 3 місяці
   - Зміна ціни на 20%

9. СЦЕНАРІЇ:
   - Базовий (найбільш імовірний)
   - Оптимістичний (+30% дохід, -10% витрати)
   - Песимістичний (-20% дохід, +15% витрати)

10. ГРАФІКИ ДЛЯ ВІЗУАЛІЗАЦІЇ:
    - Дохід та прибуток по періодах
    - Грошові потоки (водоспад)
    - Структура витрат (пиріг)
    - Беззбитковість

Формат: готова структура для електронних таблиць
Формули: всі розрахунки з посиланнями на припущення

💡 Як використовувати модель:

Крок 1: Перевірте припущення

• Чи реалістичні прогнози доходів?
• Чи всі витрати враховані?
• Чи коректні макроекономічні параметри?

Крок 2: Запустіть сценарії

• Базовий сценарій — що найбільш імовірно
• Оптимістичний — якщо все піде добре
• Песимістичний — якщо виникнуть проблеми

Крок 3: Аналіз чутливості

• Які параметри найбільше впливають на результат?
• На що варто звернути увагу?
• Де найбільший ризик?

Результат: Фінансове моделювання: 6 год → 1.5 год. Більше сценаріїв, краще розуміння ризиків.

Кейс 5: Аналіз рентабельності за 45 хвилин

Проблема: Аналіз рентабельності продуктів/каналів — 3-4 години

Рішення з ChatGPT: Структурований аналіз за 45 хв

Економія: 3 год × 4 рази/рік = 12 годин

Готовий промпт:

Проаналізуй рентабельність [продуктів/каналів/клієнтів] за [період].

Дані:
| Продукт/Канал | Дохід | Прямі витрати | Непрямі витрати | Обсяг |
| [Назва 1]     | [сума]| [сума]        | [сума]         | [шт]  |
| [Назва 2]     | [сума]| [сума]        | [сума]         | [шт]  |

Розподіл непрямих витрат:
- Метод: [по доходу / по обсягу / по годинам]
- Загальні непрямі: [сума]

Створи аналіз:

1. ТАБЛИЦЯ РЕНТАБЕЛЬНОСТІ:
   | Продукт | Дохід | Прямі витрати | Валова маржа | Валова маржа % | Непрямі | Чистий прибуток | Маржа чиста % |

2. АНАЛІЗ МАРЖИНАЛЬНОСТІ:
   - Ранжування по валовій маржі (%)
   - Ранжування по чистій маржі (%)
   - Ранжування по абсолютному прибутку
   - Які продукти найрентабельніші

3. ПАРЕТО АНАЛІЗ (80/20):
   - Які 20% продуктів дають 80% прибутку?
   - Які продукти забирають ресурси але не дають віддачі?
   - Матриця: дохід × маржинальність

4. ЮНІТ-ЕКОНОМІКА:
   На одиницю продукту:
   - Дохід на одиницю
   - Змінні витрати на одиницю
   - Внесок в покриття (contribution margin)
   - Точка беззбитковості в одиницях

5. СТРУКТУРА ВИТРАТ:
   По кожному продукту:
   - Собівартість (%)
   - Маркетинг (%)
   - Операційні (%)
   - Які витрати можна оптимізувати

6. ПОРІВНЯЛЬНИЙ АНАЛІЗ:
   Проти минулого періоду:
   - Які продукти покращили маржу
   - Які погіршили
   - Чому (зміни цін, обсягів, витрат)

7. АНАЛІЗ "ЩО ЯКЩО":
   - Якщо підвищити ціну на 10%
   - Якщо знизити витрати на 5%
   - Якщо збільшити обсяг на 20%
   - Як це вплине на прибуток

8. РЕКОМЕНДАЦІЇ:
   - Які продукти розвивати (високо маржинальні)
   - Які оптимізувати (низько маржинальні але великі)
   - Які закрити (збиткові без перспектив)
   - План дій для покращення рентабельності

9. МАТРИЦЯ РІШЕНЬ:
   | Продукт | Дія | Очікуваний ефект | Пріоритет |
   | [Назва] | [Розвивати/Оптимізувати/Закрити] | [+X% прибуток] | [Високий/Середній/Низький] |

Візуалізація: графіки дохід × маржинальність, структура прибутку

💡 Як працює аналіз рентабельності:

Чому це критично:

• Не всі продукти рівні: деякі можуть бути збитковими
• Приховані втрати: продукт може мати дохід але "їсти" ресурси
• Фокус ресурсів: інвестуйте в найрентабельніше
• Оптимізація портфелю: закривайте збиткове, розвивайте прибуткове

📌 Приклад:

• Продукт A: дохід 1 млн грн, маржа 40% → прибуток 400 тис грн ✅ Розвивати
• Продукт B: дохід 500 тис грн, маржа 10% → прибуток 50 тис грн ⚠️ Оптимізувати
• Продукт C: дохід 200 тис грн, маржа -5% → збиток 10 тис грн ❌ Закрити

Результат: Аналіз рентабельності: 4 год → 45 хв. Чіткі рекомендації що робити з кожним продуктом.

Кейс 6: Звіт для інвесторів за 1 годину

Проблема: Підготовка звіту для інвесторів — 4-5 годин

Рішення з ChatGPT: Структурований звіт за 1-1.5 години

Економія: 4 год × 4 рази/рік = 16 годин

Готовий промпт:

Створи звіт для інвесторів за [квартал/рік].

Дані:
ФІНАНСОВІ ПОКАЗНИКИ:
- Дохід: [факт проти бюджету]
- Зростання: [% період-до-періоду]
- Валовий прибуток: [сума та %]
- Операційний прибуток: [сума та %]
- Чистий прибуток: [сума та %]
- Грошові залишки: [сума]
- Запас коштів: [місяців]

ОПЕРАЦІЙНІ МЕТРИКИ:
- Клієнти: [кількість, зростання]
- Середній чек: [сума]
- Утримання: [% churn rate]
- Вартість залучення: [сума]
- Життєва цінність: [сума]
- Співвідношення: [LTV:CAC]

КЛЮЧОВІ ПОДІЇ:
- [Досягнення 1]
- [Досягнення 2]
- [Виклик 1 та як вирішуємо]

ВИКОРИСТАННЯ КАПІТАЛУ:
- Залучено: [сума та коли]
- Витрачено: [розбивка]
- Залишок: [сума]

Створи звіт:

1. ВИКОНАВЧЕ РЕЗЮМЕ (1 сторінка):
   - Ключове повідомлення (headline)
   - Топ-3 досягнення
   - Фінансові показники (кратко)
   - Що потрібно від інвесторів (якщо є)

2. ФІНАНСОВИЙ ОГЛЯД:
   A) Прибутки та збитки:
      - Дохід: [факт] проти [бюджет] ([відхилення])
      - Витрати: [структура та зміни]
      - Прибутковість: [динаміка маржі]
   
   B) Грошові потоки:
      - Операційний потік: [сума]
      - Запас коштів: [місяців операцій]
      - Точка беззбитковості: [коли досягнемо]
   
   C) Баланс (ключове):
      - Активи: [сума]
      - Зобов'язання: [сума]
      - Власний капітал: [сума]

3. ОПЕРАЦІЙНІ ПОКАЗНИКИ:
   | Метрика | Поточний | Минулий період | Зміна | Ціль | Прогрес до цілі |
   
   Ключові драйвери:
   - Що сприяло зростанню
   - Які виклики зустріли
   - Як вирішували

4. ПРОГРЕС ПО ЦІЛЯХ:
   Цілі з минулого звіту:
   | Ціль | Статус | Деталі |
   | [Ціль 1] | ✅ Виконано / 🚧 В процесі / ❌ Не виконано | [пояснення] |

5. СТРАТЕГІЧНІ ІНІЦІАТИВИ:
   По кожній великій ініціативі:
   - Назва та мета
   - Прогрес (візуальна шкала)
   - Ключові досягнення
   - Наступні кроки
   - Ризики

6. ВИКОРИСТАННЯ КАПІТАЛУ:
   Як витрачено інвестиції:
   - Продукт/технології: [%] [сума]
   - Команда: [%] [сума]
   - Маркетинг/продажі: [%] [сума]
   - Операції: [%] [сума]
   
   Чи відповідає планові: [так/ні, пояснення]

7. РИНОК ТА КОНКУРЕНЦІЯ:
   - Розмір ринку: [дані]
   - Наша частка: [%]
   - Конкуренти: [що роблять]
   - Наша позиція: [чим краще]

8. КОМАНДА ТА КУЛЬТУРА:
   - Кількість співробітників: [поточна, зміна]
   - Ключові найми: [хто приєднався]
   - Відтік: [% та причини]
   - Культурні ініціативи

9. РИЗИКИ ТА ПРОБЛЕМИ:
   Прозорість про виклики:
   - Ризик 1: [опис, ймовірність, вплив, план мітигації]
   - Ризик 2: [аналогічно]

10. ПРОГНОЗ НА НАСТУПНИЙ ПЕРІОД:
    - Очікування по доходу
    - Ключові віхи
    - Що потрібно для успіху
    - Коли наступне залучення (якщо потрібне)

11. ЗАПИТ ДО ІНВЕСТОРІВ:
    - Що потрібно: [поради/зв'язки/капітал]
    - Конкретні просьби
    - Терміни

Тон: прозорий, фактичний, збалансований (успіхи + виклики)
Формат: готовий для надсилання
Візуалізація: графіки ключових метрик

💡 Що важливо в звітах інвесторам:

Принципи якісного звіту:

• Прозорість: показуйте і успіхи, і проблеми
• Конкретність: цифри, метрики, факти
• Контекст: чому цифри такі, що змінилось
• Прогноз: куди рухаємось далі
• Запит: що потрібно від інвесторів

❌ Чого уникати:

• Приховування поганих новин — інвестори дізнаються пізніше і це гірше
• Занадто багато деталей — фокус на ключовому
• Виправдання — факти та план дій замість пояснень
• Нереалістичні прогнози — краще консервативно і перевиконати

Результат: Звіт інвесторам: 5 год → 1.5 год. Більш структурований, інвестори задоволені прозорістю.

Кейс 7: Аудит витрат за 1 годину

Проблема: Аудит та оптимізація витрат — 5-6 годин

Рішення з ChatGPT: Систематичний аудит за 1-1.5 години

Економія: 5 год × 2 рази/рік = 10 годин

Готовий промпт:

Проведи аудит витрат компанії за [період].

Дані витрат:
| Категорія | Підкатегорія | Поточні витрати | Минулий період | Зміна % | Бюджет | Відхилення від бюджету |
| [Кат 1] | [Підкат 1.1] | [сума] | [сума] | [%] | [сума] | [%] |

Розподіл:
- Фіксовані витрати: [% від загальних]
- Змінні витрати: [%]
- Разові витрати: [сума]

Створи аудит:

1. ЗАГАЛЬНИЙ ОГЛЯД:
   - Загальні витрати: [сума]
   - Зміна проти минулого періоду: [%]
   - Відхилення від бюджету: [%]
   - Витрати як % від доходу: [%]

2. АНАЛІЗ ПО КАТЕГОРІЯХ:
   Топ-10 категорій витрат:
   | Категорія | Сума | % від загальних | Зміна проти минулого | Коментар |
   
   Для кожної великої категорії (>5%):
   - Що входить
   - Чому змінилась
   - Чи виправдано
   - Можливості оптимізації

3. АНОМАЛІЇ ТА ВІДХИЛЕННЯ:
   Витрати що змінились >20%:
   - [Категорія]: було [X], стало [Y] ([% зміна])
   - Причина: [пояснення]
   - Чи нормально: [так/ні]
   - Дія: [що робити]

4. ФІКСОВАНІ ВИТРАТИ АНАЛІЗ:
   | Витрата | Контракт/Умови | Можливість переглянути | Потенціал економії |
   
   Перевірити:
   - Чи всі підписки використовуються
   - Чи можна переглянути контракти
   - Чи є дешевші альтернативи

5. ЗМІННІ ВИТРАТИ АНАЛІЗ:
   - Витрати на одиницю продукції
   - Як змінюються з обсягом
   - Чи є економія від масштабу
   - Як оптимізувати

6. ПОРІВНЯННЯ З БЕНЧМАРКАМИ:
   Якщо є дані індустрії:
   | Категорія | Наші % | Індустрія % | Відхилення | Чому |
   
   Де витрачаємо більше ніж ринок:
   - Чи є причина
   - Чи можна оптимізувати

7. НЕЕФЕКТИВНІ ВИТРАТИ:
   Потенційно зайві або надлишкові:
   - [Витрата 1]: [чому можливо зайва] → [економія потенційна]
   - [Витрата 2]: [аналогічно]
   
   Дублювання:
   - Де платимо двічі за схоже

8. РЕКОМЕНДАЦІЇ З ОПТИМІЗАЦІЇ:
   Швидкі виграші (можна зробити зараз):
   1. [Дія] → економія [сума/міс]
   2. [Дія] → економія [сума/міс]
   
   Середньострокові (1-3 місяці):
   1. [Дія] → економія [сума]
   
   Довгострокові (переговори контрактів тощо):
   1. [Дія] → економія [сума]

9. ПЛАН ДІЙ:
   | Дія | Відповідальний | Термін | Очікувана економія | Статус |
   
   Пріоритизація:
   - Високий пріоритет (робимо першим)
   - Середній пріоритет
   - Низький пріоритет

10. ЗАГАЛЬНИЙ ПОТЕНЦІАЛ:
    - Швидка економія (0-1 міс): [сума/рік]
    - Середньострокова (1-6 міс): [сума/рік]
    - Довгострокова (6-12 міс): [сума/рік]
    - Всього потенціал: [сума/рік]

Тон: конструктивний, фокусований на можливостях
Візуалізація: структура витрат (пиріг), тренди, порівняння

💡 Як працює аудит витрат:

Що шукати:

• Забуті підписки: програми що вже не використовуєте
• Дублювання: два інструменти для одного завдання
• Переросли тариф: може є дешевший варіант при вашому обсязі
• Неефективні процеси: де витрачаєте більше ніж потрібно
• Старі контракти: може час переглянути умови

📌 Типові знахідки:

• Підписки: 5-10 тис грн/міс на невикористовувані інструменти
• Офіс: надлишкова площа → переїзд економить 20-30 тис грн/міс
• Хмарні сервіси: неоптимізована інфраструктура → економія 15-25%
• Маркетинг: неефективні канали → перерозподіл бюджету +30% до віддачі

Результат: Аудит витрат: 6 год → 1.5 год. Знайдено 10-15% потенціалу економії, конкретний план дій.

Кейс 8: Прогноз фінансових показників за 1 годину

Проблема: Квартальний прогноз (форкаст) — 4-5 годин

Рішення з ChatGPT: Структурований прогноз за 1-1.5 години

Економія: 4 год × 4 рази/рік = 16 годин

Готовий промпт:

Створи фінансовий прогноз на [наступний квартал/рік].

Історичні дані:
ОСТАННІ 12 МІСЯЦІВ:
| Місяць | Дохід | Витрати | Прибуток | Клієнти | Середній чек |
| [Місяць 1] | [сума] | [сума] | [сума] | [кількість] | [сума] |
[... решта даних ...]

Поточний стан:
- Клієнтська база: [кількість]
- Помісячний регулярний дохід: [сума]
- Запас коштів: [місяців]
- Конверсійна воронка: [показники]

Плани на період:
- Нові продукти: [які, коли]
- Маркетингові кампанії: [бюджет, очікування]
- Зміни в команді: [найми/звільнення]
- Великі витрати: [що заплановано]
- Сезонність: [як впливає]

Створи прогноз:

1. МЕТОДОЛОГІЯ:
   Які методи використовуємо:
   - Трендовий аналіз (історичні дані)
   - Драйвер-базований (клієнти × чек)
   - Сценарний (оптимістичний/базовий/песимістичний)

2. ПРОГНОЗ ДОХОДІВ:
   
   A) Помісячна розбивка:
   | Місяць | Базовий дохід | Нові клієнти | Розширення | Відтік | Всього |
   
   Розрахунок:
   - Базовий (поточні клієнти):
   - Нові клієнти: [прогноз нових × середній чек]
   - Розширення: [апсейл поточним]
   - Відтік: [% churn × база]
   
   B) По категоріях/продуктах:
   | Продукт | Поточний | Прогноз | Зростання % | Припущення |

   C) Драйвери зростання:
   - Що сприятиме зростанню
   - Які ініціативи дадуть результат
   - Коли очікуємо ефект

3. ПРОГНОЗ ВИТРАТ:
   
   A) Фіксовані витрати:
   | Категорія | Поточні | Прогноз | Зміни | Пояснення |
   
   B) Змінні витрати:
   - Як % від доходу: [%]
   - Як змінюються з масштабом
   
   C) Нові витрати:
   - [Найми]: [кількість] × [зарплата] = [сума/міс]
   - [Маркетинг]: [кампанія] = [бюджет]
   - [Інше]: [деталі]

4. ПРОГНОЗ ПРИБУТКОВОСТІ:
   | Місяць | Дохід | Витрати | Валовий прибуток | Валова маржа % | Операційний прибуток | Опер маржа % |

5. ПРОГНОЗ ГРОШОВИХ ПОТОКІВ:
   | Місяць | Операційний потік | Інвестиційний | Фінансовий | Чистий потік | Кумулятивні гроші |
   
   Ключове:
   - Чи достатньо грошей щомісяця
   - Коли критичні моменти
   - Чи потрібне додаткове фінансування

6. КЛЮЧОВІ МЕТРИКИ ПРОГНОЗ:
   | Метрика | Зараз | Прогноз кінець періоду | Зміна |
   | Вартість залучення клієнта | [сума] | [сума] | [%] |
   | Життєва цінність | [сума] | [сума] | [%] |
   | Співвідношення | [X:1] | [Y:1] | [краще/гірше] |
   | Валова маржа | [%] | [%] | [зміна] |

7. ПРИПУЩЕННЯ ТА РИЗИКИ:
   Ключові припущення:
   - [Припущення 1]: [опис]
   - [Припущення 2]: [опис]
   
   Чутливість до припущень:
   - Якщо [припущення] не виправдається → вплив [$ або %]
   
   Ризики:
   - [Ризик 1]: імовірність [%], вплив [сума], як мітигуємо
   - [Ризик 2]: аналогічно

8. ТРИ СЦЕНАРІЇ:
   
   A) ОПТИМІСТИЧНИЙ (+30% дохід, -10% витрати):
   - Дохід: [сума]
   - Прибуток: [сума]
   - Гроші кінець періоду: [сума]
   - Що має статись: [умови]
   
   B) БАЗОВИЙ (найбільш імовірний):
   - Дохід: [сума]
   - Прибуток: [сума]
   - Гроші кінець періоду: [сума]
   - Припущення: [ключові]
   
   C) ПЕСИМІСТИЧНИЙ (-20% дохід, +15% витрати):
   - Дохід: [сума]
   - Прибуток: [сума]
   - Гроші кінець періоду: [сума]
   - План дій якщо це станеться: [що робимо]

9. ВІХИ ТА ТРИГЕРИ:
   | Віха | Дата | Очікуваний вплив |
   | [Запуск продукту] | [дата] | [+X% до доходу] |
   
   Тригери для дій:
   - Якщо дохід <[сума] до [дата] → [дія]
   - Якщо витрати >[сума] → [дія]
   - Якщо гроші <[міс запасу] → [дія]

10. РЕКОМЕНДАЦІЇ:
    Що робити для досягнення прогнозу:
    - Дії для доходу: [список]
    - Контроль витрат: [фокус]
    - Моніторинг: [що відстежувати]
    - Коригування: [коли переглядати прогноз]

Тон: реалістичний, базований на даних
Візуалізація: графіки трендів, сценарії, грошові потоки
Формат: готовий для фінансового директора та ради

💡 Як працює фінансовий прогноз:

Принципи якісного прогнозу:

• Базуйтесь на історії: тренди минулого — база для майбутнього
• Драйвер-базований: не просто "+10%", а "100 нових клієнтів × 5000 грн"
• Консервативність: краще недооцінити і перевиконати
• Сценарії: готуйтесь до різних варіантів розвитку
• Регулярне оновлення: переглядайте прогноз щомісяця

❌ Типові помилки в прогнозуванні:

• Занадто оптимістичні припущення — реальність завжди складніша
• Ігнорування сезонності — грудень ≠ січень в більшості бізнесів
• Забування про разові витрати — бонуси, податки, обладнання
• Недооцінка часу — новий продукт дає результат не одразу

✅ Поради від фінансових директорів:

• Щомісячний факт проти прогнозу: відстежуйте відхилення та коригуйте
• Песимістичний сценарій = план дій: що робитимете якщо все погано
• Тригери для рішень: заздалегідь визначте коли діяти
• Комунікуйте припущення: всі мають розуміти на чому базується прогноз

Результат: Фінансовий прогноз: 5 год → 1.5 год. Три сценарії, чіткі тригери для дій, менше сюрпризів.

Висновки: Фінанси + ШІ = Новий рівень

Загальна економія часу з 8 кейсів:

• Звіт прибутків та збитків: 1.5 год/міс × 12 = 18 год/рік
• Бюджетування: 16 год/рік
• Аналіз грошових потоків: 24 год/рік
• Фінансове моделювання: 16 год/рік
• Аналіз рентабельності: 12 год/рік
• Звіт інвесторам: 16 год/рік
• Аудит витрат: 10 год/рік
• Прогнозування: 16 год/рік

Всього: 128+ годин/рік — це більше 3 тижнів робочого часу що можна витратити на стратегічні завдання.

Що робити далі:

1. Почніть з одного кейсу — оберіть найбільш актуальне завдання і спробуйте промпт
2. Адаптуйте під себе — промпти універсальні, але ваш бізнес унікальний
3. Автоматизуйте рутину — що робите щомісяця → створіть шаблон промпту
4. Навчіть команду — всі фінансисти мають вміти працювати з ШІ
5. Вимірюйте результат — скільки часу економите, як покращилась якість

💡 Пам'ятайте: ChatGPT — це інструмент, який підсилює вашу експертизу. Він не замінює фінансового директора, але робить його роботу в 10 разів ефективнішою.

12 жовтня 2025 • AITrainGenius • 28 хв читання