ChatGPT для документування процесів: flowcharts, playbooks, checklists

Традиційне документування процесів — це тижні роботи: інтерв'ю з експертами, малювання діаграм, написання інструкцій, узгодження з командою. Результат часто застаріває швидше ніж впроваджується. ChatGPT змінює це: від хаотичного опису процесу до професійної документації за годину — з flowchart, playbook та checklists. Якщо потрібно створити повноцінні SOP, читайте як створити Standard Operating Procedures з AI.

Ця стаття показує робочі промпти для Технічне Writers, Operations Managers та Project Managers які створюють процесну документацію. Кожен промпт дає конкретний output готовий до використання — від Mermaid діаграм до executable checklists.

📊 Створення Flowcharts

Flowchart — візуальне представлення процесу яке показує логічні зв'язки, точки прийняття рішень та альтернативні шляхи. ChatGPT створює Mermaid діаграми які легко інтегрувати в документацію.

Промпт 1: Базовий flowchart процесу

Створи flowchart для процесу [Назва процесу].

ОПИС ПРОЦЕСУ:
- Що робить процес: [короткий опис]
- Початок: [тригер запуску]
- Кінець: [результат процесу]
- Ключові етапи: [список основних кроків]

ЕЛЕМЕНТИ ДІАГРАМИ:
1. ПОЧАТОК/КІНЕЦЬ:
   - Чіткі точки початку та завершення
   - Умови запуску процесу

2. КРОКИ ПРОЦЕСУ:
   - Основні дії в логічній послідовності
   - Кожен крок = одна дія

3. ТОЧКИ ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ:
   - Питання да/ні
   - Умови розгалуження
   - Альтернативні шляхи

4. ПОТОКИ:
   - Послідовний потік
   - Паралельні процеси
   - Loops якщо потрібно

ФОРМАТ ВИВОДУ:
- Mermaid код (для GitHub/Notion/Confluence)
- Текстовий опис діаграми
- Легенда символів

Формат: готовий для копіювання в документацію.

Промпт 2: Swimlane flowchart з ролями

Створи swimlane flowchart для процесу [Назва процесу] з розподілом по ролях.

РОЛІ ТА ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:
- [Роль 1]: [що робить в процесі]
- [Роль 2]: [що робить в процесі]
- [Роль 3]: [що робить в процесі]
- [Система/Automation]: [автоматичні кроки]

ПРОЦЕС FLOW:
- Початок: [хто ініціює]
- Етапи: [послідовність дій]
- Передачі: [між якими ролями]
- Кінець: [хто завершує]

СТРУКТУРА SWIMLANE:
1. КОЖНА LANE = РОЛЬ:
   - Горизонтальні смуги для кожної ролі
   - Етапи розміщені в відповідній lane

2. ПЕРЕДАЧІ:
   - Чітко показані передачі між ролями
   - Умови передачі
   - Що передається (документ/дані)

3. ПАРАЛЕЛЬНА РОБОТА:
   - Які кроки виконуються паралельно
   - Точки синхронізації

4. СТАНИ ОЧІКУВАННЯ:
   - Де процес чекає
   - На що чекає
   - Максимальний час очікування

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Mermaid swimlane діаграма
- Опис кожної ролі
- Критичні точки передачі

Формат: готовий для process documentation.

Промпт 3: Помилка handling flowchart

Створи error handling flowchart для процесу [Назва процесу].

НОРМАЛЬНИЙ ПРОЦЕС:
- Ідеальний сценарій: [ідеальний сценарій]
- Основні етапи: [без помилок]

ПОТЕНЦІЙНІ ПОМИЛКИ:
- [Помилка 1]: [що може піти не так]
- [Помилка 2]: [що може піти не так]
- [Помилка 3]: [що може піти не так]

ОБРОБКА ПОМИЛОК:
1. ВИЯВЛЕННЯ:
   - Як виявити помилку
   - Індикатори проблеми
   - Автоматичні checks

2. ВИРІШЕННЯ:
   - Що робити при кожній помилці
   - Автоматична спроба vs ручне виправлення
   - Резервні варіанти

3. ЕСКАЛАЦІЯ:
   - Коли ескалювати
   - До кого звертатися
   - SLA для вирішення

4. ВІДНОВЛЕННЯ:
   - Як повернутися до нормальний потік
   - Процедури відкату
   - Валідація після виправлення

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Flowchart з error paths
- Decision tree для troubleshooting
- Матриця ескалації

Формат: комплексний посібник з обробки помилок.

📖 Створення Playbooks

Playbook — це детальна інструкція для виконання процесу або обробки ситуації. На відміну від flowchart, playbook дає step-by-step guide з конкретними діями, командами та прикладами.

Промпт 4: Операційний playbook

Створи операційний playbook для [Назва процесу/ситуації].

КОНТЕКСТ:
- Процес: [що робимо]
- Частота: [як часто виконується]
- Виконавець: [хто робить]
- Критичність: [висока/середня/низька]

СТРУКТУРА PLAYBOOK:
1. ОГЛЯД:
   - Мета playbook
   - Коли використовувати
   - Передумови

2. ПЕРЕД ПОЧАТКОМ:
   - Необхідні доступи/інструменти
   - Checklist передумов
   - Кого повідомити

3. ПОКРОКОВЕ ВИКОНАННЯ:
   - Детальні кроки з командами
   - Очікувані результати
   - Скріншоти/приклади
   - Час на кожен крок

4. ВАЛІДАЦІЯ:
   - Як перевірити успіх
   - Quality checks
   - Acceptance criteria

5. УСУНЕННЯ ПРОБЛЕМ:
   - Типові проблеми
   - Як діагностувати
   - Як вирішити

6. ВІДКАТ:
   - Коли робити rollback
   - Процедура відкату
   - Як валідувати після rollback

7. ПІСЛЯ ВИКОНАННЯ:
   - Що задокументувати
   - Кого повідомити
   - Follow-up actions

ВИХІДНІ ДАНІ: готовий playbook готово для виконання.

Промпт 5: Incident response playbook

Створи incident response playbook для [Тип інциденту].

ДЕТАЛІ ІНЦИДЕНТУ:
- Тип: [опис інциденту]
- Severity: [critical/високий/середній/низький]
- Вплив: [що порушено]
- SLA: [час на вирішення]

ПЛАН РЕАГУВАННЯ:
1. НЕГАЙНІ ДІЇ (перші 5 хв):
   - Оцінити серйозність
   - Повідомити зацікавлених осіб
   - Почати журнал інциденту

2. СОРТУВАННЯ (5-15 хв):
   - Збір інформації
   - Діагностика проблеми
   - Визначення первопричина

3. ОБМЕЖЕННЯ (15-30 хв):
   - Обмеження impact
   - Тимчасові рішення
   - План комунікації

4. ВИРІШЕННЯ:
   - Крок-за-кроком fix
   - Тестування рішення
   - Validation

5. ВІДНОВЛЕННЯ:
   - Відновлення нормальної роботи
   - Моніторинг
   - Sign-off

6. POST-INCIDENT:
   - Аналіз первопричин
   - Documentation
   - Превентивні заходи

КОМУНІКАЦІЯ:
- Кого повідомляти на кожному етапі
- Шаблони повідомлень
- Шляхи ескалації

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Детальний план реагування
- Communication templates
- Матриця ескалації

Формат: готовий посібник з інцидентів.

Промпт 6: Onboarding playbook

Створи onboarding playbook для нового [Роль/член команди].

ДЕТАЛІ РОЛІ:
- Позиція: [назва ролі]
- Команда: [в яку команду]
- Ключові відповідальності: [що робитиме]

ЧАСОВА ШКАЛА ОНБОРДИНГУ:
- Day 1: [перший день]
- Week 1: [перший тиждень]
- Month 1: [перший місяць]
- Month 3: [перші три місяці]

СТРУКТУРА PLAYBOOK:
1. ДО ПРИБУТТЯ:
   - Підготовка робочого місця
   - Налаштування доступів
   - Welcome package

2. ДЕНЬ 1:
   - Вступна зустріч
   - Знайомство з командою
   - Налаштування робочого місця
   - Перші завдання

3. ТИЖДЕНЬ 1:
   - Навчальні сесії
   - Спостереження за членами команди
   - Перші проекти
   - Контрольні зустрічі

4. МІСЯЦЬ 1:
   - Ключові відповідальності
   - Незалежна робота
   - Перевірка продуктивності
   - Сесія зворотного зв'язку

5. МІСЯЦЬ 3:
   - Повна автономія
   - Поглиблене навчання
   - Розмова про кар'єрний розвиток

ЧЕКЛИСТИ:
- Чеклист менеджера
- Чеклист бадді
- Чеклист нового співробітника
- Чеклист IT/Адміністратора

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Повний playbook онбордингу
- Чеклисти для всіх ролей
- Шаблони для зустрічей

Формат: готовий до використання посібник з онбордингу.

✅ Створення Checklists

Checklist — найпростіша форма документації яка забезпечує що нічого не пропущено. ChatGPT створює executable checklists з правильним рівнем деталізації.

Промпт 7: Operational checklist

Створи operational checklist для [Процес/задача].

ДЕТАЛІ ЗАДАЧІ:
- Що робимо: [опис задачі]
- Частота: [щодня/щотижня/щомісяця]
- Виконавець: [роль]
- Критичність: [висока/середня/низька]

СТРУКТУРА ЧЕКЛІСТУ:
1. ПЕРЕВІРКИ ПЕРЕД ЗАДАЧЕЮ:
   ☐ [Передумова 1]
   ☐ [Передумова 2]
   ☐ [Передумова 3]

2. КРОКИ ВИКОНАННЯ:
   ☐ [Крок 1] (очікуваний результат)
   ☐ [Крок 2] (очікуваний результат)
   ☐ [Крок 3] (очікуваний результат)

3. ВАЛІДАЦІЯ:
   ☐ [Перевірка 1]
   ☐ [Перевірка 2]
   ☐ [Перевірка 3]

4. ПІСЛЯ ЗАДАЧІ:
   ☐ [Документація]
   ☐ [Notification]
   ☐ [Clean-up]

ДЕТАЛІ:
- Кожен пункт має бути виконуваний
- Чіткі критерії прийняття
- Час на виконання кожного пункту
- Що робити якщо пункт провалився

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Виконуваний чеклист
- Формат Markdown
- Готово для копіювання в Notion/Jira/Asana

Формат: готовий checklist для використання.

Промпт 8: Quality assurance checklist

Створи QA checklist для [Продукт/фіча/deliverable].

DELIVERABLE ДЕТАЛІ:
- Що перевіряємо: [назва]
- Тип: [код/документ/процес/продукт]
- Criteria: [що має бути виконано]

ЧЕКЛИСТ QA:
1. ФУНКЦІОНАЛЬНІСТЬ:
   ☐ Всі функції працюють як очікується
   ☐ Граничні випадки покриті
   ☐ Помилка handling працює
   ☐ Точки інтеграції перевірені

2. ЯКІСТЬ:
   ☐ Стандарти якості коду
   ☐ Документація завершена
   ☐ Немає критичних багів
   ☐ Вимоги до продуктивності виконані

3. ВІДПОВІДНІСТЬ:
   ☐ Стандарти безпеки
   ☐ Вимоги конфіденційності
   ☐ Регуляторна відповідність
   ☐ Внутрішні політики

4. ДОСВІД КОРИСТУВАЧА:
   ☐ Інтуїтивний інтерфейс
   ☐ Зрозумілі повідомлення
   ☐ Вимоги доступності
   ☐ Адаптивність для мобільних

5. ДОКУМЕНТАЦІЯ:
   ☐ Керівництво користувача оновлено
   ☐ Технічна документація завершена
   ☐ Примітки до релізу готові
   ☐ Навчальні матеріали

6. ПІДПИСАННЯ:
   ☐ Затвердження команди розробки
   ☐ Затвердження QA команди
   ☐ Затвердження власника продукту
   ☐ Підписання зацікавленими особами

TESTING ДЕТАЛІ:
- Як тестувати кожен пункт
- Вимоги до тестових даних
- Очікувані результати
- Процес звітування про баги

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Комплексний QA чеклист
- Інструкції з тестування
- Шаблон підписання

Формат: готова до використання QA валідація.

Промпт 9: Pre-launch checklist

Створи pre-launch checklist для [Продукт/feature/campaign].

LAUNCH ДЕТАЛІ:
- Що запускаємо: [назва]
- Дата запуску: [дата]
- Аудиторія: [хто побачить]
- Вплив: [високий/середній/низький]

ЧЕКЛИСТ ПЕРЕД ЗАПУСКОМ:

**2 ТИЖНІ ДО LAUNCH:**
☐ Технічне:
   - Інфраструктура готова
   - Аудит безпеки пройдений
   - Тестування продуктивності завершено
   - План резервування/відкату готовий

☐ Контент:
   - Маркетингові матеріали готові
   - Документація завершена
   - Навчальні матеріали ready
   - Юридична перевірка пройдена

☐ Команда:
   - Ролі та відповідальності визначені
   - Графік чергування
   - План комунікації
   - Процедури ескалації

**1 ТИЖДЕНЬ ДО LAUNCH:**
☐ Фінальне тестування:
   - UAT завершено
   - Навантажувальне тестування
   - Сканування безпеки
   - Інтеграційне тестування

☐ Комунікації:
   - Повідомлення зацікавлених осіб
   - Комунікація з клієнтами
   - Внутрішнє оголошення
   - Прес-реліз (якщо потрібно)

☐ Моніторинг:
   - Дашборди готові
   - Сповіщення налаштовані
   - Логування увімкнено
   - Відстеження аналітики

**24 ГОДИНИ ДО LAUNCH:**
☐ Фінальні перевірки:
   - Робоче середовище готове
   - Міграція даних завершена
   - DNS/маршрутизація налаштована
   - Прапорці функцій готові

☐ Команда Readiness:
   - War room заплановано
   - Список контактів перевірено
   - Runbooks доступні
   - Зустріч go/no-go

**LAUNCH DAY:**
☐ Виконання:
   - Послідовність запуску ініційована
   - Моніторинг у реальному часі
   - Реагування на інциденти готове
   - Оновлення комунікації

☐ Після запуску (перші 24 год):
   - Моніторинг метрик
   - Збір відгуків користувачів
   - Сортування багів
   - Оновлення статусу

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Чеклист на основі часової шкали
- Матриця відповідальності
- Критерії go/no-go

Формат: комплексний чеклист запуску.

🔄 Інтеграція в різні формати

Документація має бути доступна в різних форматах залежно від use case та tools. ChatGPT допомагає конвертувати між форматами.

Промпт 10: Multi-format export

Конвертуй цю документацію процесу в різні формати.

SOURCE ДОКУМЕНТАЦІЯ:
[Вставте текст flowchart/playbook/checklist]

ЦІЛЬОВІ ФОРМАТИ:
1. MERMAID:
   - Для GitHub/Notion/Confluence
   - З правильним синтаксисом
   - Ready для рендерінгу

2. MARKDOWN:
   - Структурований markdown
   - З checkbox syntax
   - Links та anchors

3. JIRA/ASANA:
   - Готові tasks
   - З assignees та due dates
   - Subtasks та checklists

4. GOOGLE DOCS/WORD:
   - Структурований документ
   - З table of contents
   - Професійне форматування

5. NOTION:
   - Структура бази даних
   - Шаблони
   - Пов'язані сторінки

6. CSV/EXCEL:
   - Табличний формат
   - Для tracking
   - Фільтри та сортування

ВИМОГИ ЕКСПОРТУ:
- Зберегти всю інформацію
- Адаптувати під формат
- Готовий для копіювання

ВИХІДНІ ДАНІ: документація в 6 форматах готово для використання.

⚠️ Найкращі практики документування з AI

💼 Реальний приклад: Deployment Process

Кейс: Документування production deployment process для DevOps команди (8 осіб) з ChatGPT за 90 хвилин.

🔄 Підтримка документації актуальною

Типовий workflow оновлення документації:

1. Quarterly review (15 хв): Перевірка що flowchart відповідає реальності
2. Updates після змін (20 хв): Оновлення playbook після зміни процесу
3. Команда feedback (10 хв): Збір feedback та pain points
4. Regeneration (30 хв): Оновлення всіх форматів з ChatGPT
5. Validation (15 хв): Перевірка змін з командою

Загалом: 90 хвилин на повне оновлення документації. Традиційний підхід: 1-2 тижні.

❓ FAQ: Документування процесів з AI

🎯 Висновок

ChatGPT змінює підхід до документування процесів — від тижнів manual work до годин structured creation. Ви отримуєте flowchart, playbook та checklists готово для команди, в будь-якому форматі, з правильною структурою.

Ключ до успіху — правильна послідовність: flowchart для візуалізації → playbook для execution → checklists для validation. Кожен промпт в цій статті покриває один тип документації, разом вони дають comprehensive process documentation system.

Почніть з Промпту 1 (базовий flowchart), потім додайте playbook (Промпт 4) та checklists (Промпт 7). Навіть якщо процес складний — ці промпти проведуть вас через структурування з professional результатом.