Onboarding документація за 1 день: employee handbooks з AI

Традиційне створення onboarding документації — це місяці роботи: збір інформації, написання employee handbook, створення training materials, узгодження з юристами та менеджментом. Результат часто застарілий і не покриває реальні питання нових співробітників. ChatGPT змінює це: комплексна onboarding документація за день — від employee handbook до checklists і training materials.

Ця стаття показує робочі промпти для HR менеджерів, Operations Managers та People Ops які створюють onboarding документацію. Кожен промпт дає конкретний output готовий до використання — від політик компанії до перших завдань для нових співробітників.

📘 Створення Employee Handbook

Employee Handbook — це фундаментальний документ який описує політики компанії, цінності, правила та очікування від співробітників. ChatGPT допомагає створити comprehensive handbook з усіма необхідними розділами.

Промпт 1: Структура Employee Handbook

Створи структуру Employee Handbook для компанії [Назва компанії].

ІНФОРМАЦІЯ ПРО КОМПАНІЮ:
- Галузь: [ваша галузь]
- Розмір команди: [кількість людей]
- Культура: [опис культури компанії]
- Особливості: [що важливо для вашої компанії]

СТРУКТУРА HANDBOOK:
1. ВІТАННЯ ТА ОГЛЯД:
   - Привітання від CEO/засновника
   - Місія, бачення, цінності компанії
   - Історія компанії
   - Організаційна структура

2. ПОЛІТИКИ ЗАЙНЯТОСТІ:
   - Рівні можливості
   - Типи зайнятості
   - Випробувальний термін
   - Робочий час та розклад

3. КОМПЕНСАЦІЇ ТА ПІЛЬГИ:
   - Структура заробітної плати
   - Графік виплат
   - Бонуси та премії
   - Медичне страхування
   - Відпустки та лікарняні

4. РОБОЧІ ПРОЦЕСИ:
   - Робоче місце та обладнання
   - Дистанційна робота (якщо є)
   - Комунікація в команді
   - Зустрічі та звіти

5. ПРОФЕСІЙНИЙ РОЗВИТОК:
   - Навчання та розвиток
   - Кар'єрне зростання
   - Performance reviews
   - Менторство

6. ПОВЕДІНКА ТА ЕТИКА:
   - Кодекс поведінки
   - Конфіденційність
   - Конфлікт інтересів
   - Соціальні медіа політика

7. БЕЗПЕКА ТА ЗДОРОВ'Я:
   - Політика безпеки
   - Процедури надзвичайних ситуацій
   - Ментальне здоров'я

8. ЗАВЕРШЕННЯ РОБОТИ:
   - Процес звільнення
   - Вихідне інтерв'ю
   - Повернення обладнання

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Детальна структура
- Опис кожного розділу
- Рекомендації щодо змісту

Формат: готовий outline для employee handbook.

Промпт 2: Цінності та культура компанії

Створи розділ про цінності та культуру компанії для Employee Handbook.

ІНФОРМАЦІЯ ПРО КОМПАНІЮ:
- Місія: [ваша місія]
- Бачення: [куди прямуєте]
- Ключові цінності: [список цінностей]
- Особливості культури: [що робить вас унікальними]

РОЗДІЛ КУЛЬТУРИ:
1. НАША МІСІЯ ТА БАЧЕННЯ:
   - Чітке формулювання місії
   - Довгострокове бачення
   - Як кожен співробітник впливає на досягнення

2. НАШІ ЦІННОСТІ:
   - Детальний опис кожної цінності
   - Приклади прояву цінностей у роботі
   - Як цінності впливають на рішення

3. НАША КУЛЬТУРА:
   - Як ми працюємо разом
   - Як ми приймаємо рішення
   - Як ми комунікуємо
   - Що цінуємо в членах команди

4. НАША ІСТОРІЯ:
   - Як почалася компанія
   - Ключові віхи розвитку
   - Чого досягли
   - Куди прямуємо

5. ЖИТТЯ В КОМПАНІЇ:
   - Типовий робочий день
   - Традиції та івенти
   - Team building активності
   - Work-life balance

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Інспіруючий текст
- Конкретні приклади
- Готовий розділ для handbook

Формат: engaging та authentic опис культури.

Промпт 3: Політики та процедури

Створи розділ політик та процедур для Employee Handbook.

ОБЛАСТЬ ПОЛІТИКИ:
- Тема: [наприклад: відпустки, дистанційна робота, expense policy]
- Поточна практика: [як це працює зараз]
- Особливості: [специфіка вашої компанії]

СТРУКТУРА ПОЛІТИКИ:
1. ОГЛЯД ПОЛІТИКИ:
   - Мета політики
   - Кого це стосується
   - Коли застосовується

2. ДЕТАЛЬНИЙ ОПИС:
   - Що дозволено
   - Що заборонено
   - Виняткові ситуації
   - Обмеження та умови

3. ПРОЦЕДУРИ:
   - Покрокова інструкція
   - Кого повідомляти
   - Які документи потрібні
   - Терміни

4. ПРИКЛАДИ:
   - Типові сценарії
   - Що робити в різних ситуаціях
   - Frequently Asked Questions

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ:
   - Хто затверджує
   - Хто контролює
   - Наслідки порушення

6. КОНТАКТИ:
   - До кого звертатися
   - Як отримати додаткову інформацію

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Чітка та зрозуміла політика
- Практичні приклади
- Готовий розділ для handbook

Формат: ясний та actionable опис політики.

🚀 Створення Onboarding Guide

Onboarding Guide — це покроковий план адаптації нового співробітника від першого дня до повної інтеграції в команду. ChatGPT створює structured guide для різних періодів.

Промпт 4: Перший день нового співробітника

Створи план першого дня для нового співробітника на позиції [Назва позиції].

ІНФОРМАЦІЯ ПРО РОЛЬ:
- Позиція: [назва]
- Відділ: [який відділ]
- Менеджер: [ім'я менеджера]
- Команда: [склад команди]

ПЛАН ПЕРШОГО ДНЯ:

**ДО ПРИБУТТЯ (за тиждень):**
☐ Підготовка:
   - Налаштувати робоче місце
   - Створити email та акаунти
   - Підготувати обладнання
   - Надіслати welcome email з інформацією

**09:00 - 09:30 ПРИВІТАННЯ:**
☐ Зустріч з HR:
   - Тепле привітання
   - Тур офісом
   - Пояснення базових речей (туалет, кухня, паркування)
   - Видача пропуску та ключів

**09:30 - 10:30 АДМІНІСТРАТИВНЕ:**
☐ Оформлення документів:
   - Підписання контракту
   - Податкові форми
   - NDA та політики
   - Банківські реквізити

☐ Налаштування робочого місця:
   - Отримання обладнання
   - Налаштування комп'ютера
   - Доступи до систем
   - Тестування всього

**10:30 - 11:00 ЗНАЙОМСТВО З КОМПАНІЄЮ:**
☐ Презентація від CEO/менеджера:
   - Історія та місія компанії
   - Поточні проекти
   - Організаційна структура
   - Очікування та цілі

**11:00 - 12:00 ЗНАЙОМСТВО З КОМАНДОЮ:**
☐ Team introductions:
   - Зустріч з прямим менеджером (30 хв)
   - Знайомство з командою (30 хв)
   - Хто за що відповідає
   - Як працює команда

**12:00 - 13:00 ОБІД:**
☐ Спільний обід з командою:
   - Неформальне спілкування
   - Знайомство в розслабленій атмосфері
   - Відповіді на питання

**13:00 - 14:30 НАВЧАННЯ:**
☐ Огляд інструментів та систем:
   - Основні інструменти роботи
   - Комунікаційні канали (Slack, email)
   - Системи управління проектами
   - Доступ до документації

**14:30 - 16:00 ПЕРШІ ЗАВДАННЯ:**
☐ Початок роботи:
   - Огляд поточних проектів
   - Перше просте завдання
   - Налаштування робочого процесу
   - Питання та відповіді

**16:00 - 16:30 ПІДСУМКИ ДНЯ:**
☐ Check-in з менеджером:
   - Як пройшов день
   - Що вдалося зробити
   - Які питання залишилися
   - План на завтра

**ДОДОМУ:**
☐ Домашнє завдання:
   - Прочитати employee handbook
   - Переглянути документацію
   - Підготувати питання

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Детальний timeline
- Чеклісти для HR та менеджера
- Welcome materials

Формат: готовий план першого дня.

Промпт 5: Onboarding план 30-60-90 днів

Створи onboarding план 30-60-90 днів для позиції [Назва позиції].

ІНФОРМАЦІЯ ПРО РОЛЬ:
- Позиція: [назва]
- Ключові обов'язки: [основні завдання]
- Необхідні навички: [що треба знати]
- Цілі ролі: [що має досягти]

ОNBOARDING ПЛАН:

**ПЕРШІ 30 ДНІВ - НАВЧАННЯ:**
Мета: Зрозуміти компанію, команду та основні процеси.

☐ Тиждень 1 - Орієнтація:
   - Вивчити employee handbook
   - Познайомитися з усіма членами команди
   - Налаштувати всі інструменти
   - Зрозуміти організаційну структуру
   - Перші прості завдання

☐ Тиждень 2 - Занурення:
   - Детальний огляд поточних проектів
   - Shadow досвідчених колег
   - Вивчити документацію та процеси
   - Перші самостійні завдання
   - Щоденні check-in з менеджером

☐ Тиждень 3 - Практика:
   - Робота над реальними проектами з підтримкою
   - Участь у всіх командних зустрічах
   - Початок роботи з клієнтами/стейкхолдерами
   - Перші презентації результатів

☐ Тиждень 4 - Рефлексія:
   - 30-денний review з менеджером
   - Feedback про onboarding процес
   - Коригування цілей якщо потрібно
   - Планування наступних 30 днів

Очікувані результати:
- Розуміння культури та процесів компанії
- Базове знання інструментів та систем
- Виконання простих завдань самостійно
- Комфортна комунікація з командою

**ДНІ 31-60 - РОЗВИТОК:**
Мета: Стати продуктивним членом команди.

☐ Тиждень 5-6 - Автономія:
   - Самостійна робота над завданнями
   - Ведення власних проектів
   - Активна участь у плануванні
   - Початок менторства від senior колег

☐ Тиждень 7-8 - Інтеграція:
   - Повна інтеграція в команду
   - Робота з cross-functional командами
   - Внесок в планування та стратегію
   - Поділ знаннями з іншими

☐ 60-денний review:
   - Оцінка прогресу
   - Feedback від менеджера та колег
   - Коригування цілей
   - Планування розвитку

Очікувані результати:
- Самостійне виконання більшості завдань
- Активна участь у командних проектах
- Розуміння бізнес-контексту
- Перші значущі результати

**ДНІ 61-90 - МАЙСТЕРНІСТЬ:**
Мета: Повна продуктивність та початок розвитку.

☐ Тиждень 9-12 - Експертиза:
   - Повна відповідальність за свої проекти
   - Менторство нових членів команди
   - Ініціювання покращень процесів
   - Участь у стратегічних рішеннях

☐ 90-денний review:
   - Формальна оцінка продуктивності
   - Успішне завершення випробувального терміну
   - Планування кар'єрного розвитку
   - Постановка цілей на наступний квартал

Очікувані результати:
- Повна продуктивність на рівні позиції
- Автономна робота та прийняття рішень
- Внесок в команду та компанію
- Готовність до нових викликів

**МЕТРИКИ УСПІХУ:**
- Час на виконання завдань (порівняно зі стандартами)
- Якість роботи (feedback від менеджера та колег)
- Інтеграція в команду (участь у зустрічах, комунікація)
- Задоволеність onboarding процесом (опитування)

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Детальний 90-денний план
- Чеклісти для кожного періоду
- Критерії успіху
- Review templates

Формат: structured onboarding roadmap.

Промпт 6: Role-specific training materials

Створи training materials для позиції [Назва позиції].

ІНФОРМАЦІЯ ПРО РОЛЬ:
- Позиція: [назва]
- Ключові навички: [що треба знати]
- Інструменти: [що використовувати]
- Проекти: [над чим працювати]

TRAINING MATERIALS:

1. ТЕХНІЧНІ НАВИЧКИ:
☐ Інструменти та системи:
   - Список всіх інструментів
   - Tutorials для кожного
   - Практичні вправи
   - Де шукати допомогу

☐ Процеси та методології:
   - Як ми працюємо
   - Best practices
   - Типові workflow
   - Приклади з реальних проектів

2. ПРОДУКТОВІ ЗНАННЯ:
☐ Наш продукт/послуга:
   - Що ми робимо
   - Для кого робимо
   - Як це працює
   - Конкурентні переваги

☐ Клієнти та ринок:
   - Наші клієнти
   - Їх потреби та pain points
   - Ринкова позиція
   - Конкуренти

3. SOFT SKILLS:
☐ Комунікація:
   - Як комунікувати в команді
   - Як працювати з клієнтами
   - Як ескалювати проблеми
   - Культура feedback

☐ Робота в команді:
   - Командні процеси
   - Collaboration tools
   - Meeting etiquette
   - Remote work best practices

4. ПРАКТИЧНІ ЗАВДАННЯ:
☐ Навчальні проекти:
   - [Завдання 1] - рівень: початковий
   - [Завдання 2] - рівень: середній
   - [Завдання 3] - рівень: складний

☐ Критерії виконання:
   - Що має бути зроблено
   - Як перевірити якість
   - Де отримати feedback

5. РЕСУРСИ ДЛЯ НАВЧАННЯ:
☐ Документація:
   - Внутрішня wiki
   - Process documents
   - Technical guides
   - FAQs

☐ Зовнішні ресурси:
   - Рекомендовані курси
   - Книги та статті
   - Відео та tutorials
   - Спільноти та форуми

6. ОЦІНКА ЗНАНЬ:
☐ Чеклісти компетенцій:
   - Що має знати через 1 місяць
   - Що має знати через 3 місяці
   - Як оцінювати прогрес

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Comprehensive training guide
- Практичні завдання
- Ресурси для самонавчання
- Assessment checklist

Формат: practical training package.

✅ Checklists та Templates

Checklists та templates роблять onboarding процес reproducible та забезпечують що нічого не пропущено. ChatGPT створює готові інструменти для різних ролей.

Промпт 7: HR onboarding checklist

Створи onboarding checklist для HR команди.

ІНФОРМАЦІЯ:
- Новий співробітник: [позиція]
- Дата початку: [дата]
- Менеджер: [ім'я]
- Відділ: [назва]

HR ONBOARDING CHECKLIST:

**ЗА 2 ТИЖНІ ДО СТАРТУ:**
☐ Підготовка документів:
   - Підготувати контракт
   - Створити offer letter
   - Підготувати NDA та політики
   - Створити welcome packet

☐ Координація:
   - Повідомити менеджера
   - Повідомити команду
   - Зарезервувати час для onboarding
   - Призначити buddy/mentor

**ЗА 1 ТИЖДЕНЬ ДО СТАРТУ:**
☐ IT налаштування:
   - Створити email акаунт
   - Налаштувати доступи до систем
   - Замовити обладнання
   - Підготувати робоче місце

☐ Адміністративне:
   - Оформити пропуск
   - Додати в payroll систему
   - Додати в корпоративні групи
   - Надіслати welcome email

**ДЕНЬ 1:**
☐ Зустріч та привітання:
   - Зустрітися на reception
   - Провести тур офісом
   - Видати пропуск та ключі
   - Налаштувати робоче місце

☐ Документи:
   - Підписати контракт
   - Оформити податкові форми
   - Підписати NDA
   - Зібрати банківські реквізити

☐ Орієнтація:
   - Провести company orientation
   - Представити employee handbook
   - Пояснити benefits
   - Відповісти на питання

**ТИЖДЕНЬ 1:**
☐ Follow-up:
   - Check-in після першого дня
   - Вирішити технічні проблеми
   - Відповісти на додаткові питання
   - Зібрати initial feedback

☐ Додаткове:
   - Організувати team lunch
   - Надіслати onboarding survey
   - Запланувати 30-денний review

**30 ДНІВ:**
☐ Перший review:
   - Провести 30-денну зустріч
   - Зібрати feedback про onboarding
   - Обговорити progress
   - Коригувати план якщо потрібно

**60 ДНІВ:**
☐ Другий review:
   - Оцінити інтеграцію в команду
   - Обговорити продуктивність
   - Планувати розвиток

**90 ДНІВ:**
☐ Завершення випробувального терміну:
   - Формальна оцінка
   - Рішення про продовження
   - Планування кар'єри
   - Закриття onboarding процесу

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Actionable checklist
- Timeline для всіх етапів
- Відповідальні особи
- Templates для комунікації

Формат: comprehensive HR checklist.

Промпт 8: Manager onboarding checklist

Створи onboarding checklist для менеджера нового співробітника.

ІНФОРМАЦІЯ:
- Новий співробітник: [ім'я, позиція]
- Ваша роль: [менеджер]
- Команда: [склад команди]
- Цілі позиції: [що має досягти]

MANAGER ONBOARDING CHECKLIST:

**ПІДГОТОВКА (до першого дня):**
☐ Планування:
   - Визначити цілі на перші 90 днів
   - Підготувати onboarding план
   - Призначити buddy з команди
   - Заблокувати час у календарі

☐ Комунікація:
   - Повідомити команду про нового колегу
   - Підготувати welcome message
   - Запланувати team introductions
   - Організувати welcome lunch

☐ Технічне:
   - Перевірити робоче місце
   - Підготувати доступи до проектів
   - Зібрати необхідні матеріали
   - Підготувати перші завдання

**ДЕНЬ 1:**
☐ Привітання:
   - Особисто привітати вранці
   - Представити команді
   - Провести 1-на-1 зустріч (30-60 хв)
   - Пояснити очікування та цілі

☐ Налаштування:
   - Допомогти з технічними питаннями
   - Представити основні проекти
   - Дати перше просте завдання
   - Запланувати наступні зустрічі

**ТИЖДЕНЬ 1:**
☐ Щоденні check-ins:
   - Коротка зустріч щодня (15 хв)
   - Відповісти на питання
   - Дати feedback на роботу
   - Коригувати план якщо потрібно

☐ Інтеграція:
   - Включити в командні зустрічі
   - Представити стейкхолдерам
   - Залучити до обговорень
   - Заохочувати питання

**ТИЖДЕНЬ 2-4:**
☐ Розвиток:
   - Зменшити частоту check-ins (2-3 на тиждень)
   - Давати більш складні завдання
   - Заохочувати автономію
   - Збирати та давати feedback

☐ 30-денний review:
   - Провести structured review
   - Обговорити досягнення
   - Визначити areas для розвитку
   - Скоригувати цілі на наступні 30 днів

**МІСЯЦЬ 2:**
☐ Автономія:
   - Делегувати повну відповідальність
   - Заохочувати ініціативу
   - Підтримувати при труднощах
   - Продовжувати regular 1-на-1

☐ 60-денний review:
   - Оцінити прогрес
   - Дати detailed feedback
   - Обговорити розвиток
   - Планувати наступний період

**МІСЯЦЬ 3:**
☐ Майстерність:
   - Залучати до стратегічних рішень
   - Давати можливість менторити інших
   - Підтримувати growth initiatives
   - Визнавати досягнення

☐ 90-денний review:
   - Формальна оцінка performance
   - Рішення про завершення випробувального терміну
   - Планування кар'єрного розвитку
   - Постановка цілей на квартал

ВИХІДНІ ДАНІ:
- Manager action plan
- 1-на-1 templates
- Review структури
- Feedback frameworks

Формат: manager's onboarding toolkit.

⚠️ Найкращі практики onboarding документації

💼 Реальний приклад: Tech Startup Onboarding

Кейс: Створення onboarding документації для tech startup (50 осіб) з ChatGPT за 1 день.

🔄 Підтримка onboarding документації

Типовий workflow оновлення:

1. Quarterly review (2 години): Перегляд handbook з юристами та HR
2. Feedback analysis (1 година): Аналіз відгуків від нових співробітників
3. Updates (2-3 години): Оновлення політик та процесів з ChatGPT
4. Testing (1 тиждень): Тестування оновлень з наступними new hires
5. Rollout (1 день): Впровадження покращень

Загалом: 5-6 годин на квартальне оновлення. Традиційний підхід: 2-3 тижні.

❓ FAQ: Onboarding документація з AI

🎯 Висновок

ChatGPT революціонізує створення onboarding документації — від місяців роботи до однієї дня. Ви отримуєте comprehensive employee handbook, structured onboarding plans, training materials та actionable checklists готові для використання.

Ключ до успіху — systematic approach: спочатку employee handbook для foundation, потім onboarding guides для structure, далі training materials для skills, і нарешті checklists для execution. Кожен промпт в цій статті покриває один компонент, разом вони дають complete onboarding system.

Почніть з Промпту 1 (структура handbook), потім додайте culture та policies (Промпти 2-3). Створіть onboarding plans (Промпти 4-6) та checklists (Промпти 7-8). Навіть якщо це ваш перший onboarding процес — ці промпти проведуть вас через всі етапи з професійним результатом.